不犧牲質(zhì)量，提高IT運(yùn)營(yíng)效率的6種方法

由于COVID-19，全球經(jīng)濟(jì)衰退的潛在預(yù)期重創(chuàng)了組織收入，許多首席信息官都在準(zhǔn)備扭轉(zhuǎn)局面，重新關(guān)注并致力于提高運(yùn)營(yíng)效率。

隨著首席信息官們進(jìn)入了這個(gè)不確定的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，運(yùn)營(yíng)效率再次成為了焦點(diǎn)。以下是如何在促進(jìn)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的同時(shí)精簡(jiǎn)IT運(yùn)營(yíng)和削減預(yù)算的方法。

對(duì)于首席信息官們來(lái)說(shuō)，這一年的開始是光明的，大多數(shù)人預(yù)計(jì)2020年的預(yù)算將保持健康。事實(shí)上，調(diào)查顯示大部分的IT預(yù)算都比去年增長(zhǎng)了。

由于COVID-19，全球經(jīng)濟(jì)衰退的潛在預(yù)期重創(chuàng)了組織收入，許多首席信息官都在準(zhǔn)備扭轉(zhuǎn)局面。

因此，IT預(yù)算預(yù)計(jì)將會(huì)下降。

多家公司在今年春天發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)首席信息官都面臨著裁員。例如，F(xiàn)orrester Research就表示，在最佳的情況下，首席信息官可能在2020年面臨5%的裁員。IDC預(yù)測(cè)全球IT支出將下降5.1%。Dresner咨詢服務(wù)公司發(fā)現(xiàn)，60%的受訪者報(bào)告說(shuō)，疫情正在影響著IT預(yù)算和項(xiàng)目。

盡管首席信息官們?cè)谏倩ㄥX多辦事方面有著悠久的歷史，但他們現(xiàn)在也看到了對(duì)運(yùn)營(yíng)效率的重新關(guān)注。但是考慮到IT在推動(dòng)收入增長(zhǎng)和確保組織在市場(chǎng)上的地位方面越來(lái)越重要了，首席信息官們需要在不削減推動(dòng)他們業(yè)務(wù)發(fā)展的計(jì)劃資金的情況下節(jié)省開支。

管理咨詢公司Swingtide的執(zhí)行顧問(wèn)Mark Barner表示，這意味著IT領(lǐng)導(dǎo)者在提高效率方面必須具有創(chuàng)造性和戰(zhàn)略性，“因?yàn)樗麄冊(cè)谂μ岣咝实耐瑫r(shí)，也在擁抱企業(yè)的數(shù)字化議程?！笔紫畔⒐賯儾荒苤粡拿總€(gè)項(xiàng)目中削減一定比例就期望獲得成功。

此外，許多顧問(wèn)和資深I(lǐng)T領(lǐng)袖說(shuō)，效率也不能完全從實(shí)現(xiàn)最低成本的角度來(lái)看待。相反的，首席信息官需要專注于推動(dòng)最大價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，在盡可能的精簡(jiǎn)運(yùn)營(yíng)的同時(shí)，為組織提供更好的服務(wù)。

在此，專家們提供了六種方法，可以在不犧牲質(zhì)量的情況下提高IT運(yùn)營(yíng)的效率，因?yàn)檫\(yùn)營(yíng)效率已經(jīng)再次成為焦點(diǎn)了。

仔細(xì)檢查設(shè)施

北極星運(yùn)輸集團(tuán)公司和北極星數(shù)字解決方案公司的首席技術(shù)官Dave Brajkovich表示，他不希望自己的團(tuán)隊(duì)過(guò)度關(guān)注后臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)施，因?yàn)橘Y源應(yīng)該更好地用于能夠支持業(yè)務(wù)需求和創(chuàng)造收入的活動(dòng)。

因此，他不斷地尋找能夠以更低的成本從其IT基礎(chǔ)設(shè)施中獲得更好性能的領(lǐng)域。

“我們會(huì)通過(guò)觀察內(nèi)部來(lái)實(shí)現(xiàn)的效率最大化。我們?cè)诓煌牟渴鹄顺敝袑?shí)現(xiàn)了多個(gè)層次，有些系統(tǒng)是內(nèi)置的，有些則是現(xiàn)成的。盡管IT層能夠與業(yè)務(wù)無(wú)縫對(duì)接，但它們也可能很難操作，而且成本高昂?！彼f(shuō)。

例如，Brajkovich最近分析了公司的協(xié)作軟件成本與性能之間的關(guān)系。他發(fā)現(xiàn)，他的團(tuán)隊(duì)平均每月約有600個(gè)用戶會(huì)請(qǐng)求支持，平均成本約為每小時(shí)50美元。

Brajkovich說(shuō)，盡管這種現(xiàn)有的協(xié)作軟件在首次被實(shí)施時(shí)是首選，但它現(xiàn)在也只是眾多選擇之一了。于是，他換了供應(yīng)商，他認(rèn)為，即使考慮到引入新系統(tǒng)和培訓(xùn)員工來(lái)使用該系統(tǒng)的成本，此舉仍能節(jié)省成本。事實(shí)上，他已經(jīng)看到了回報(bào)，他說(shuō)，支持電話降到了幾乎為零，而且總體表現(xiàn)也被證明更好了。

Brajkovich承認(rèn)，審查現(xiàn)有的運(yùn)營(yíng)并不是一種不尋常的策略，但他也表示，這需要領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)清楚IT的痛點(diǎn)在哪里。

聘請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)管理供應(yīng)商合同

當(dāng)Swingtide的顧問(wèn)Barner還是Ascension的首席信息官時(shí)，他看到了一個(gè)從與他的IT部門做生意的供應(yīng)商那里獲得更多價(jià)值的機(jī)會(huì)。因此，他建立了一個(gè)供應(yīng)商生命周期管理計(jì)劃，并建立了一個(gè)專門的供應(yīng)商管理辦公室，配備了在談判和授權(quán)方面有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員。

他說(shuō)：“完整的供應(yīng)商生命周期管理是一門學(xué)科，這不是在晚上或周末應(yīng)該做的事?！彼a(bǔ)充說(shuō)，他還與具有技術(shù)背景的注冊(cè)會(huì)計(jì)師在一起工作，以便他們能夠梳理出細(xì)節(jié)，并根據(jù)各種許可和合同選項(xiàng)準(zhǔn)確地比較成本。

該辦公室首先將目標(biāo)鎖定在了那些明顯有省錢機(jī)會(huì)的合同上，在晉升之前應(yīng)該先摘些容易摘到的果實(shí)。在成立的頭幾年，該辦公室就200多份合同進(jìn)行了重新談判。

這些更新后的合同不僅為公司節(jié)省了資金，還提供了更好的質(zhì)量和服務(wù)，Barner說(shuō)，節(jié)省的費(fèi)用超過(guò)了供應(yīng)商管理辦公室的成本。

“首席信息官們知道他們的預(yù)算有多少花在了第三方身上--保守的估計(jì)是60%到70%--他們還會(huì)繼續(xù)依賴第三方。這種對(duì)技術(shù)供應(yīng)商日益增長(zhǎng)的依賴所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)只能通過(guò)良好的、保護(hù)性的和一致的合同、受管理的供應(yīng)商關(guān)系以及支持流程和功能的協(xié)調(diào)來(lái)減輕，”Barner補(bǔ)充道?！翱梢哉撟C的是，已經(jīng)在首席信息官的投資組合中存在超過(guò)幾年的合同都是應(yīng)該被更新、徹底檢查和重新談判的，因?yàn)槭紫畔⒐俨荒茉賹⑺麄兊慕鉀Q方案投資組合視為穩(wěn)定環(huán)境的代表，因?yàn)榧夹g(shù)在不斷地快速發(fā)展?！?/p>

精簡(jiǎn)技術(shù)和項(xiàng)目

多年來(lái)，許多首席信息官享受著年度預(yù)算增長(zhǎng)的同時(shí)，也享受著探索和創(chuàng)新的任務(wù)，管理顧問(wèn)們表示，IT領(lǐng)導(dǎo)這時(shí)候應(yīng)該重新安排他們的支出，把大部分（即使不是全部）資金集中在他們知道會(huì)帶來(lái)成果的技術(shù)和項(xiàng)目上。

“在當(dāng)前形勢(shì)下，人們將不再對(duì)尚未在實(shí)踐中證明其回報(bào)的新技術(shù)進(jìn)行大量投資，”卡耐基梅隆大學(xué)泰珀商學(xué)院運(yùn)籌學(xué)教授willlem-jan van Hoeve表示。

當(dāng)然，創(chuàng)新不應(yīng)該消失;但是首席信息官們應(yīng)該關(guān)注那些已經(jīng)被證明能夠帶來(lái)更直接回報(bào)的技術(shù)--這需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行誠(chéng)實(shí)的評(píng)估，以確定它們?cè)诮诨蛑衅谑欠裾娴挠幸妗?/p>

與此同時(shí)，首席信息官們也應(yīng)該消除那些有潛力但不能帶來(lái)結(jié)果的項(xiàng)目。這些釋放出來(lái)的資源可以重新定位到有明顯回報(bào)的項(xiàng)目上。

“過(guò)去可能沒有削減這些項(xiàng)目的理由，在經(jīng)濟(jì)繁榮時(shí)期，冒一些風(fēng)險(xiǎn)是值得的，但在某種程度上，你需要關(guān)閉這些項(xiàng)目，這樣你就可以在其他地方開發(fā)已證明效果的項(xiàng)目了?！眝an Hoeve說(shuō)。

將自動(dòng)化引入IT運(yùn)營(yíng)

大多數(shù)首席信息官已經(jīng)在其組織的整個(gè)業(yè)務(wù)方面實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，以加快運(yùn)營(yíng)速度，使員工免于重復(fù)任務(wù)，并最大限度地減少錯(cuò)誤。IT自動(dòng)化可以帶來(lái)這些好處以及更少的停機(jī)時(shí)間，從而實(shí)現(xiàn)更高效的整體運(yùn)營(yíng)?！拔矣X得機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)，人工智能決策引擎都“具有降低成本的潛力，”馬里蘭大學(xué)的IT部門主席、曾在美國(guó)交通部擔(dān)任首席信息官的前高管Daniel Mintz表示。

“IT內(nèi)部也有自動(dòng)化的候選者，例如，IT幫助臺(tái)的某些方面可以通過(guò)聊天機(jī)器人來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，這些機(jī)器人已經(jīng)存在一段時(shí)間了，但并沒有得到充分的利用，”Mintz補(bǔ)充道。

研究表明，許多IT領(lǐng)導(dǎo)者還沒有完全的接受自動(dòng)化。Flexera的2020 CIO優(yōu)先級(jí)報(bào)告發(fā)現(xiàn)，只有72%的人計(jì)劃采用人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)，而只有58%計(jì)劃在今年采用RPA。

盡管調(diào)查并沒有明確指出那些計(jì)劃中的項(xiàng)目中有多少百分比會(huì)將自動(dòng)化引入到IT運(yùn)營(yíng)中，但專家說(shuō)，自動(dòng)化經(jīng)常能夠連接業(yè)務(wù)和IT運(yùn)營(yíng)，為組織的這兩個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)效率。

以北極星集團(tuán)的工作為例。Brajkovich說(shuō)，他的團(tuán)隊(duì)部署了RPA來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，從WorkFusion中選擇了一個(gè)平臺(tái)，提供API的連接，并與公司的ERP系統(tǒng)進(jìn)行了集成，以保證IT的順利運(yùn)行。（RPA也是北極星數(shù)字解決方案公司的一部分。北極星數(shù)字解決方案公司是北極星集團(tuán)拆分出來(lái)的一家科技公司，為其他運(yùn)輸公司提供產(chǎn)品。）此外，Brajkovich說(shuō)，這些用例顯示了效率是如何與創(chuàng)新和增長(zhǎng)聯(lián)系在一起的。

繼續(xù)云計(jì)算之旅

企業(yè)在云計(jì)算上的支出持續(xù)保持著增長(zhǎng)，軟件制造商Flexera的2020年云計(jì)算狀態(tài)報(bào)告發(fā)現(xiàn)，20%的受訪者表示，他們?cè)谠朴?jì)算上的年度支出將超過(guò)1200萬(wàn)美元，74%的受訪者表示，他們?cè)谠朴?jì)算上的年度支出將超過(guò)120萬(wàn)美元。這兩個(gè)數(shù)字分別高于去年的13%和50%。

但是專家警告說(shuō)，不要把這種增加看作是額外的成本，而是實(shí)際交付效率的提高、最終為IT部門和組織整體交付了更多價(jià)值的投資。

CBT Architects的首席信息官Nirva Fereshetian一直在將公司更多的工作量（包括大型圖形文件）轉(zhuǎn)移到云上。在計(jì)算成本和價(jià)值時(shí)，她考慮了一系列的因素，并采取了一種整體的方法，認(rèn)識(shí)到繼續(xù)云計(jì)算之旅（特別是對(duì)于復(fù)雜的工作負(fù)載）將如何節(jié)省員工的時(shí)間和提高性能。

例如，她說(shuō)，隨著她的員工從與管理內(nèi)部硬件相關(guān)的商品任務(wù)轉(zhuǎn)向了通過(guò)技術(shù)戰(zhàn)略來(lái)推動(dòng)業(yè)務(wù)成果的更高價(jià)值工作，她所在的公司不斷向云端進(jìn)行了轉(zhuǎn)移，使得Fereshetian能夠最大限度地發(fā)揮IT人才的才能。她還計(jì)算了改善業(yè)務(wù)連續(xù)性、減少停機(jī)時(shí)間和減少服務(wù)中斷的價(jià)值，以評(píng)估將某些東西轉(zhuǎn)移到云計(jì)算上是否會(huì)帶來(lái)財(cái)務(wù)改善。

“我認(rèn)為，更多地轉(zhuǎn)向云計(jì)算仍將提高效率，但你必須從整體上來(lái)看待它。即使轉(zhuǎn)移到云計(jì)算可能會(huì)花費(fèi)更多的資金，但如果它能提供更好的業(yè)務(wù)連續(xù)性和其他價(jià)值主張，這仍然是一種效率的提升，”她表示。“在過(guò)去，效率就意味著成本削減。然而，我認(rèn)為目前的情況不僅僅是成本的差異，還有提高服務(wù)質(zhì)量、改善體驗(yàn)和提高商業(yè)價(jià)值?！?/p>

將效率作為一個(gè)持續(xù)的目標(biāo)

隨著企業(yè)進(jìn)入一種由流行病引發(fā)的成本削減模式，專家預(yù)測(cè)，所有職能部門的高管都將被要求從預(yù)算中削減一定數(shù)額的開支，就像過(guò)去曾經(jīng)發(fā)生的那樣。

但管理顧問(wèn)們表示，具有前瞻性思維的首席信息官們并不把精益運(yùn)營(yíng)作為一項(xiàng)反動(dòng)活動(dòng)，甚至也不把它當(dāng)作是偶爾要做的任務(wù)，而是作為一項(xiàng)持續(xù)的管理目標(biāo);他們不斷地評(píng)估他們用來(lái)管理IT部門的人員、流程和技術(shù)是否能夠盡可能優(yōu)化和高效。

“人們經(jīng)常把運(yùn)營(yíng)效率看作是‘我要做一些分流以獲得更高的效率，然后我就完成了’但實(shí)際上，它必須是你價(jià)值體系的一部分，你做事的方式;這更像是一個(gè)過(guò)程，而不是一個(gè)項(xiàng)目，”客戶參與度軟件公司Freshworks的首席信息官Prasad Ramakrishnan說(shuō)。

Ramakrishnan說(shuō)，當(dāng)他考慮IT將如何發(fā)展時(shí)，他會(huì)著眼于如何使他的IT運(yùn)作的更高效，他的方法跨越了類別--從終端用戶服務(wù)到商業(yè)應(yīng)用場(chǎng)景再到安全技術(shù)。

“形勢(shì)將會(huì)發(fā)生變化，你必須把衡量效率作為你正在做的事情的一部分，因?yàn)槿绻悴粡奶岣咝实慕嵌葋?lái)考慮你將如何發(fā)展，以及它將如何發(fā)揮作用，你就會(huì)被困在原地?！彼a(bǔ)充道。