云計算的云文檔管理帶來的五大好處

雖然關于采用內(nèi)部部署基礎設施和云平臺孰好孰壞的爭論一直持續(xù)不斷，但組織可以根據(jù)具體情況和需求，采用其中任何一種（或者二者的組合）都會帶來好處和成本效益。

但是由于目前冠狀病毒持續(xù)蔓延，很多組織為此讓其員工在家遠程工作，云計算技術確實獲得了大放異彩的機會。根據(jù)Snow Software公司的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)82%的IT團隊領導者為了應對疫情而提高了云計算的使用率。對于云文檔管理解決方案而言，這一點尤為重要，因為云文檔管理解決方案在使員工的工作場所從辦公室轉(zhuǎn)移到家中之后能夠以相對較少的中斷繼續(xù)工作。但是這究竟有什么好處呢？

遠程訪問

當員工在家中辦公時，遠程訪問必不可少，而且不難看出，云計算的本質(zhì)是設計成可以從任何地方采用具有互聯(lián)網(wǎng)連接的設備訪問。已經(jīng)在運行云文檔存儲解決方案的組織將會發(fā)現(xiàn)，當發(fā)生疫情而發(fā)布出行禁令時，轉(zhuǎn)向“在家工作”的模式要容易得多，因為重要的文件和信息仍然易于訪問。

雖然可以遠程訪問內(nèi)部部署存儲設施，但允許這種存儲的架構可能復雜、繁瑣并且不靈活，需要采取一系列安全措施，其中包括密碼、防火墻和虛擬專用網(wǎng)絡屏障，以確保數(shù)據(jù)安全。所有這些措施可能會妨礙遠程工作人員快速輕松地訪問所需信息的能力，從而嚴重影響組織的業(yè)務運營。

安全性

利用云文檔管理解決方案將許多功能的職責從IT團隊轉(zhuǎn)移到了云計算提供商，包括至關重要的安全問題。云計算服務是為遠程訪問而設計的，并且隨著用戶群的迅速增加，云計算提供商已投入越來越多的資金來確保訪問的安全性。

對于內(nèi)部部署存儲，組織的IT團隊必須負責保護文檔免遭盜竊或未經(jīng)授權的訪問。用于允許遠程訪問的系統(tǒng)可能會增加安全和通信失敗的風險。當出現(xiàn)問題時，組織IT團隊有責任處理后果。

可靠性

在遠程工作遠不如現(xiàn)在普遍的時代，內(nèi)部部署存儲系統(tǒng)并不需要處理對文檔大量的遠程訪問。其速度較慢或具有較差的訪問權限可能被認為在成本方面是合理的，使其能夠?qū)Ｗ⒂诠ぷ鞫皇苻k公室的干擾。

但是，隨著越來越多的員工在家里遠程登錄，組織的內(nèi)部部署基礎設施將面臨越來越大的壓力，而在日常工作中偶爾出現(xiàn)的糟糕表現(xiàn)可能會變得難以忍受。當員工不在辦公室工作時，網(wǎng)絡延遲降低的好處也會喪失。就其本質(zhì)而言，公共云更適合于處理遠程訪問，從而使其成為這種新的在家工作模式的更可靠存儲解決方案。

系統(tǒng)管理

內(nèi)部部署存儲的好處之一是，在正常情況下，它使IT團隊可以立即訪問和監(jiān)督系統(tǒng)。但是由于疫情而限制出行，IT人員進入數(shù)據(jù)中心也受到影響。

使用云文檔管理解決方案將維護責任從組織的IT團隊轉(zhuǎn)移到了云計算提供商。組織為此減少了一些風險，因為他們知道文件已經(jīng)安全保存（可以備份并可供員工訪問），而IT團隊可以專注于其他工作和職責。

靈活性和可擴展性

由于對內(nèi)部部署系統(tǒng)的訪問受到限制，IT團隊對變更做出響應的能力也會受到影響。在中斷時期，靈活性至關重要，如果處理大量數(shù)據(jù)或特別是大文件的組織無法有效應對，則可能會陷入困境。

云存儲可以更快地進行擴展，而無需組織部署任何員工。組織只需為他們所需的東西支付費用，對突發(fā)變化做出反應，并且不會給IT團隊造成壓力。

雖然運行內(nèi)部部署存儲基礎設施有其優(yōu)勢，但具有多功能性和響應能力的云平臺一直是維護員工對重要文檔訪問的重要工具。如果沒有這些服務，對組織業(yè)務運營的影響將更加嚴重。