醫(yī)院協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)原則與系統(tǒng)框架實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)

本文從醫(yī)院行政辦公管理角度出發(fā)，介紹了現(xiàn)代醫(yī)院在信息化改革過(guò)程中，OA辦公協(xié)同平臺(tái)的設(shè)計(jì)原則和系統(tǒng)框架。本文將醫(yī)院辦公協(xié)同平臺(tái)的功能組件分為通用類和專項(xiàng)類，并對(duì)主要的功能組件，如審批管理、日程管理、人力資源管理進(jìn)行了介紹，并對(duì)其中一些重要的技術(shù)點(diǎn)進(jìn)行了描述。

一、引言

醫(yī)院OA的建設(shè)經(jīng)歷了幾個(gè)階段，從手工文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，到行政辦公事務(wù)流程的信息化自動(dòng)化，到人事系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等的逐步建立。但在這些系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)過(guò)程中，往往只考慮了單個(gè)職能部門的業(yè)務(wù)和需求，單個(gè)工作流程的特點(diǎn)和功能。時(shí)至今日，醫(yī)院管理已經(jīng)從以往的結(jié)果管理向過(guò)程管理轉(zhuǎn)變，從粗放管理向精細(xì)管理轉(zhuǎn)變。行政辦公越來(lái)越重視部門與部門，部門與員工之間的協(xié)作。通過(guò)信息共享技術(shù)、通信技術(shù)加強(qiáng)部門和員工之間的溝通，提升辦公效率。

瑞金醫(yī)院是一所三級(jí)甲等大型綜合性教學(xué)醫(yī)院。目前，瑞金醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)已從兩大系統(tǒng)——管理控制系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，發(fā)展為醫(yī)療流程，醫(yī)療設(shè)備，醫(yī)療服務(wù)，醫(yī)院管理和醫(yī)療資源共享五大數(shù)字化平臺(tái)，共計(jì)44個(gè)系統(tǒng)，284個(gè)子系統(tǒng)。其中，辦公協(xié)同平臺(tái)作為醫(yī)院管理平臺(tái)的重要組成部分，已取得了一定的成效。

二、醫(yī)院協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)原則

- 面向?qū)ο蟮膽?yīng)用框架

明確平臺(tái)的服務(wù)對(duì)象，從用戶的角度思考問(wèn)題，了解各類服務(wù)對(duì)象的需要，以需求為導(dǎo)向，貼合用戶需求設(shè)計(jì)平臺(tái)應(yīng)用。

- 面向服務(wù)的技術(shù)框架

在技術(shù)框架上要擺脫原本分散及獨(dú)立的、服務(wù)于單個(gè)用戶的應(yīng)用模式。使用SOA面向服務(wù)的方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，提取應(yīng)用共性服務(wù)內(nèi)容，減少重復(fù)勞動(dòng)。

- 以人為本的網(wǎng)站框架

平臺(tái)框架按照訪問(wèn)量?jī)?yōu)先及內(nèi)容量?jī)?yōu)先的方式?jīng)Q定頻道欄目的曝光率，并可為用戶定制個(gè)性化導(dǎo)航界面。

三、系統(tǒng)框架

圖：瑞金醫(yī)院OA辦公協(xié)同平臺(tái)框架

從圖中可以看出，瑞金醫(yī)院的信息系統(tǒng)主要分為面向臨床診療的HIS和PACS等系統(tǒng)，以及面向內(nèi)部行政管理和外部病人服務(wù)的門戶網(wǎng)站系統(tǒng)。而區(qū)域信息共享平臺(tái)作為一個(gè)與外部系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)的載體，僅僅用來(lái)向HIS系統(tǒng)提供區(qū)域醫(yī)療資源信息的交換，本文不作描述。瑞金醫(yī)院信息系統(tǒng)中的辦公協(xié)同平臺(tái)是本文主要討論的對(duì)象。

瑞金醫(yī)院OA辦公協(xié)同平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱平臺(tái)）主要分為平臺(tái)應(yīng)用層和平臺(tái)服務(wù)層。平臺(tái)應(yīng)用層的各類辦公應(yīng)用通過(guò)單點(diǎn)登錄（SSO）等技術(shù)手段與醫(yī)院的內(nèi)網(wǎng)門戶進(jìn)行了集成。而平臺(tái)的服務(wù)層為平臺(tái)應(yīng)用層提供了大量的數(shù)據(jù)交換，安全認(rèn)證，授權(quán)及工作流等服務(wù)支持。

四、平臺(tái)服務(wù)層主要功能

平臺(tái)服務(wù)層為上層的平臺(tái)應(yīng)用層提供數(shù)據(jù)源、授權(quán)、工作流、Exchange整合等服務(wù)，是平臺(tái)應(yīng)用層的基礎(chǔ)設(shè)施。平臺(tái)服務(wù)層采用了SOA的技術(shù)架構(gòu)，從面向服務(wù)的角度進(jìn)行了設(shè)計(jì)。除了對(duì)平臺(tái)應(yīng)用層提供支持外，還可以被瑞金醫(yī)院信息系統(tǒng)的其它模塊進(jìn)行使用。

1．?dāng)?shù)據(jù)源服務(wù)

在本平臺(tái)中對(duì)所有數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)對(duì)象形式進(jìn)行管理，并提供數(shù)據(jù)存取訪問(wèn)服務(wù)。以日程管理為例，在日程管理的部門日程管理中，員工需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)部門日程，那么日程管理需要知道該員工所在部門的信息。以往的做法，一是在日程管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中存放員工的部門信息，并與人力資源管理的員工部門信息進(jìn)行同步，二是直接讀取人力資源系統(tǒng)的員工部門信息。第一種做法，會(huì)增加系統(tǒng)的復(fù)雜性和數(shù)據(jù)冗余，會(huì)增加額外的系統(tǒng)開(kāi)銷來(lái)保證數(shù)據(jù)的一致性；第二種做法則將一個(gè)應(yīng)用的物理存儲(chǔ)直接開(kāi)放給其他系統(tǒng)，一旦物理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)發(fā)生改變，與之相關(guān)的系統(tǒng)都需要做出修改，靈活性不夠。

采用數(shù)據(jù)源服務(wù)后，所有數(shù)據(jù)都以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)對(duì)象的形式來(lái)展現(xiàn)，數(shù)據(jù)獨(dú)立存儲(chǔ)，大大減少數(shù)據(jù)冗余，無(wú)需考慮數(shù)據(jù)一致性問(wèn)題，且在數(shù)據(jù)源服務(wù)接口不變的情況下，對(duì)物理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的修改，不會(huì)對(duì)其他應(yīng)用產(chǎn)生影響。

2．授權(quán)服務(wù)

在平臺(tái)中為所有應(yīng)用提供統(tǒng)一的授權(quán)認(rèn)證服務(wù)。授權(quán)服務(wù)的核心是角色，每個(gè)用戶至少擁有一個(gè)角色，每個(gè)角色被定義可以訪問(wèn)規(guī)定的資源。資源可以是數(shù)據(jù)、應(yīng)用界面或一個(gè)操作等。比如工作流服務(wù)中，定義工作流過(guò)程時(shí)，某個(gè)工作流結(jié)點(diǎn)可以分派到某角色，而不是某個(gè)具體的用戶。這樣，既限制了未授權(quán)用戶對(duì)工作流資源的訪問(wèn)，又增加了工作流執(zhí)行的靈活性，可以通過(guò)對(duì)用戶的角色授權(quán)，來(lái)控制工作流的流向。

3．工作流服務(wù)

瑞金醫(yī)院的工作流服務(wù)主要服務(wù)于各類行政審批。根據(jù)醫(yī)院行政審批流程靈活性較強(qiáng)的特點(diǎn)，平臺(tái)工作采用狀態(tài)機(jī)模式，通過(guò)接收用戶的指令來(lái)控制流程的流向。工作流服務(wù)分為工作流運(yùn)行時(shí)服務(wù)和工作流設(shè)計(jì)時(shí)服務(wù)兩個(gè)各部分。工作流設(shè)計(jì)時(shí)服務(wù)主要用來(lái)定義工作流過(guò)程，工作流運(yùn)行時(shí)服務(wù)主要用來(lái)管理工作流的執(zhí)行。工作流服務(wù)和應(yīng)用程序是完全分離的，應(yīng)用程序只需在開(kāi)發(fā)時(shí)遵循工作流服務(wù)的接口，然后在完全不知道工作流過(guò)程定義的情況下，由工作流運(yùn)行時(shí)服務(wù)進(jìn)行控制，完成工作流的執(zhí)行。

4．Exchange整合服務(wù)

平臺(tái)整合了微軟的Exchange Server 2007，對(duì)EWS （Exchange Web Services）進(jìn)行了封裝和二次開(kāi)發(fā)，并同微軟的Office Outlook進(jìn)行了集成。使用該服務(wù)來(lái)創(chuàng)建日程，用戶可以選擇使用Outlook來(lái)查看和維護(hù)日程。當(dāng)創(chuàng)建、修改和刪除日程后，服務(wù)會(huì)自動(dòng)為每個(gè)參與者發(fā)送日程郵件。日程服務(wù)不僅為日程管理應(yīng)用提供支持，其他需要整合日程管理功能的應(yīng)用都可以使用該服務(wù)。如在會(huì)議管理中，除了對(duì)會(huì)議室資源進(jìn)行管理，還通過(guò)發(fā)送Exchange消息，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)在與會(huì)者Outlook中創(chuàng)建日程的功能。

五、應(yīng)用層主要功能組件介紹

1．審批管理

審批管理是指院內(nèi)各部門對(duì)日常辦公中需申報(bào)審批事務(wù)的管理。

1）會(huì)議管理

申請(qǐng)人通過(guò)該系統(tǒng)在網(wǎng)上提交申請(qǐng)，同時(shí)完成了會(huì)議信息的部分錄入。管理人員則可以通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行批復(fù)并結(jié)合郵件、短信等手段實(shí)時(shí)的通知申請(qǐng)人申請(qǐng)結(jié)果及會(huì)議地點(diǎn)等安排。

2）外出管理

為加強(qiáng)醫(yī)院職工短期外出管理，保證醫(yī)院醫(yī)教研工作的正常開(kāi)展，更好地服務(wù)和方便臨床一線，醫(yī)院對(duì)外出管理實(shí)現(xiàn)電子化申請(qǐng)。職工外出可登錄平臺(tái)填寫外出電子申請(qǐng)表，并交由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)。

3）外事管理

外事管理因涉及的審批環(huán)節(jié)較多，需要申請(qǐng)人來(lái)回奔波多次。為提高外事辦公效率，推廣外事系統(tǒng)，加入網(wǎng)上申報(bào)審批功能，方便申報(bào)人并提高外事工作辦結(jié)率。

2．日程管理

日程管理為所有用戶提供網(wǎng)上日程安排功能。用戶可以自定義日程安排，或?yàn)槠渌脩舳x日程安排，或接受其他用戶為自己定義的日程安排。臨近的日程安排會(huì)出現(xiàn)在平臺(tái)界面醒目的位置以提醒用戶。

日程管理分為個(gè)人日程、部門日程和醫(yī)院日程。個(gè)人日程中，用戶可以為自己制定日程安排，邀請(qǐng)其他用戶作為日程安排的參與者。對(duì)于擁有部門日程安排權(quán)限的用戶，可以創(chuàng)建并維護(hù)本部門的日程。該部門的所有員工，可以查看部門日程安排。醫(yī)院兩辦（黨辦、院辦）的管理人員可以通過(guò)對(duì)醫(yī)院日程的維護(hù)，來(lái)安排醫(yī)院級(jí)別的行政工作活動(dòng)。每個(gè)員工都可以登錄平臺(tái)，進(jìn)入醫(yī)院日程安排界面，來(lái)獲得醫(yī)院行政管理的各種動(dòng)態(tài)信息。

日程管理使得用戶只能查看和維護(hù)本人的日程，相比傳統(tǒng)的在office文檔中進(jìn)行個(gè)人日程安排，起到了保護(hù)個(gè)人隱私的作用。部門日程對(duì)行政或臨床部門內(nèi)部的行政管理工作起到了很好的輔助作用，取代了交班、在黑板上書寫去向等傳統(tǒng)的管理手段。而醫(yī)院日程則是原來(lái)通過(guò)院周會(huì)，由各科負(fù)責(zé)人向下層層傳達(dá)信息手段的有效補(bǔ)充。

3．人力資源管理

醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)在人員信息采集查詢、人員績(jī)效考核和人員流程等方面提供了便捷的網(wǎng)上流程。

1）工資管理

在平臺(tái)中，人力資源組件負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)各種工資算法，對(duì)相關(guān)其他模塊的數(shù)據(jù)提取也由數(shù)據(jù)源服務(wù)完成。并使用財(cái)務(wù)處的數(shù)據(jù)交換接口服務(wù)，加強(qiáng)人事處和財(cái)務(wù)處的協(xié)作，以達(dá)到高效準(zhǔn)確的目的。

2）員工工資自助查詢

員工通過(guò)一系列授權(quán)認(rèn)證后，可以按明細(xì)或匯總的方式查詢本人某一時(shí)段的工資收入。此外，還能查詢到工資項(xiàng)目、金額變動(dòng)的原因、通知等信息，既及時(shí)，又方便，且能保護(hù)自己的隱私。用這種自助查詢的方式取代目前的手工方式帶來(lái)的效率提升和資源節(jié)約顯而易見(jiàn)。

3）員工報(bào)到與離職

新員工的報(bào)到和離職員工的手續(xù)辦理是一個(gè)比較繁瑣的流程。員工需要在院內(nèi)訪問(wèn)多處職能處室，得到相應(yīng)職能處室的審批，并領(lǐng)取或交還一定的物資。通過(guò)網(wǎng)上申請(qǐng)、批復(fù)、集中領(lǐng)取或交還物資的方法，新員工、離職員工和相關(guān)職能處室可以省時(shí)省力，并能規(guī)范物資的發(fā)放、管理，方便員工和職能處室之間的交流協(xié)作。

4）員工假期申請(qǐng)

以前，員工只能通過(guò)科室考勤員申請(qǐng)、人事處審核的手工方式完成。有了網(wǎng)上假期申請(qǐng)，員工可以直接在線申請(qǐng)，科室考勤員、人事處審核，批復(fù)，既保留了電子記錄以方便查詢統(tǒng)計(jì)，也節(jié)約了申請(qǐng)的時(shí)間，為考勤子系統(tǒng)、工資子系統(tǒng)的運(yùn)作提供更為準(zhǔn)確、及時(shí)的信息。

六、總結(jié)

醫(yī)院現(xiàn)代化辦公越來(lái)越強(qiáng)調(diào)信息集成、溝通、協(xié)作以提高辦公效率、提升管理水平。利用工作流技術(shù)加強(qiáng)職能部門之間的協(xié)作來(lái)共同處理審批事務(wù)；利用現(xiàn)代通信工具，如電話、手機(jī)、視頻會(huì)議等方法加強(qiáng)交流和溝通；利用辦公日程安排為行政辦公人員提供合理規(guī)劃；利用決策支持及時(shí)知曉和分析管理數(shù)據(jù)，更好的服務(wù)臨床，將是辦公協(xié)同平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展方向。

責(zé)任編輯：gt