這家世界500強，費用數(shù)字化管控這樣“高飛”

從一碗小米粥到世界500強。小米始終堅持做“感動人心、價格厚道”的好產(chǎn)品,讓全球每個人都能享受科技帶來的美好生活。

2010年創(chuàng)立至今,小米已經(jīng)成長為家喻戶曉的國民品牌,以最年輕的資歷實現(xiàn)2014年來全球最大規(guī)模的IPO。

小米踩準移動互聯(lián)網(wǎng)的風口,在手機行業(yè)異軍突起。面對數(shù)字化大躍遷,小米全面進行物聯(lián)網(wǎng)布局,構(gòu)建自身生態(tài)系統(tǒng)。

隨著企業(yè)的迅猛發(fā)展,小米業(yè)務規(guī)模不斷擴大,供應商增多,數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略逐步深入各個業(yè)務部門。

在集團組織協(xié)同管理方面,小米攜手數(shù)字化辦公專業(yè)服務商藍凌,搭建國內(nèi)費控系統(tǒng)。根據(jù)小米IT建設(shè)規(guī)劃,從加強集團費用管控,改善用戶體驗,提高費用報銷效率出發(fā),建立了具有前瞻性、先進性、可擴展性和易于集成的國內(nèi)費用報銷系統(tǒng)。涵蓋借款管理、事前申請、PC+移動端報銷管理、智慧差旅、移動審批等業(yè)務數(shù)字化升級應用。

過去,小米國內(nèi)費用管控的4個難點

1.費用預算監(jiān)督及管控要求高

預算管控規(guī)則復雜,日常費用按成本中心、年度、季度、月度等多維度執(zhí)行控制;同時還有住宿、餐飲、大交通、專家費等專項預算管控。

2.費用管控政策人工落地難

多樣的費用標準及管控規(guī)則,發(fā)票查重、驗真、抬頭日期檢查,敏感字校驗、發(fā)票與差旅一致性校驗等,審核量大,難以靠人工核查到位。

3.員工及領(lǐng)導報銷處理效率低

需手工填報的信息過多,如發(fā)票代碼、稅率等;整理大量的發(fā)票、貼票等耗時耗力體驗差;領(lǐng)導審批時,重點有效信息無法一目了然。

4.事前事后管控脫節(jié)風險大

各類費用報銷流程不透明,缺乏全過程管控,費用無法有效收口,導致各種相關(guān)費用的真實性、合規(guī)性缺乏及時有效的管控。

現(xiàn)在,數(shù)智費控,賦能業(yè)務韌性發(fā)展

針對小米因缺乏費控數(shù)字化解決方案,而無法打破的多重業(yè)務發(fā)展阻礙,藍凌為小米實現(xiàn)了在統(tǒng)一的平臺上支撐業(yè)務運行,從費用管控方式、管控標準、借款報銷差旅等管控功能、數(shù)據(jù)整理分析等方面,搭建了小米國內(nèi)智慧數(shù)字化費控體系,滿足多角色用戶在流程中處理的協(xié)作關(guān)系。同時保障了管理的一致性、業(yè)務差異性與合規(guī)性、數(shù)據(jù)安全性的原則。

事前申請,更規(guī)范

支持在線發(fā)起國內(nèi)出差、國際出差、通用費用、米家活動、市場活動等事前申請。系統(tǒng)自動帶入申請人、申請人部門信息,申請事由、費用明細、日期、附件等一站式填寫登記,提交審批。出差申請審批流程結(jié)束后,申請人可通過“商旅預定”按鈕,單點登陸攜程商旅平臺,進行機票、火車票、酒店的預定。同時,事前申請可快捷關(guān)聯(lián)轉(zhuǎn)報銷。操作流暢省心,員工體驗感好,執(zhí)行效率高。

借款管理,更便捷

借款管理主要包含個人借款、個人還款和備用金轉(zhuǎn)移三大功能模塊。進入到一般借款還款新建頁面,會自動帶出當前借/還款人、借/還款人部門、創(chuàng)建時間、費用歸屬公司、費用歸屬部門、手機號、累計借款金額、累計已還款金額、累計未還金額、收款賬戶等信息數(shù)據(jù)。申請人填寫其它的必填項,然后提交申請即可進入審批流程。

可根據(jù)借款金額大小,分段分類設(shè)定不同審核流程。系統(tǒng)會自動生成預制憑證及付款單,有權(quán)限的用戶則可進行相應操作,便捷留痕可追溯,確保資金合理使用。

報銷管理,更靈活

支持隨時隨地發(fā)起差旅費用報銷、日常費用報銷,系統(tǒng)將同步報銷人的借款明細,可選擇報銷沖抵借款。差旅報銷單則可在線預覽、打印、生成預制憑證。

財務人員擁有出納工作臺及憑證中心功能模塊,所有需要付款的單據(jù)、憑證一站顯示,同時支持分類篩選,財務工作更便捷有序,避免了多套系統(tǒng)帶來的業(yè)務管控及數(shù)據(jù)難統(tǒng)一的難題。

移動費控,更省心

手機移動端可同步展示及操作國際國內(nèi)出差申請、日常費用報銷、差旅費用報銷等功能,按“我提交的”、“我已審的”分類顯示用戶的差旅單據(jù),同時匯總顯示當前登錄用戶所有在途的報銷費用金額。實現(xiàn)員工報銷更靈活,不用再耗時跑腿,提起手機輕松操作即可完成報銷、差旅預定等。

藍凌智能費用管控賦能小米3大亮點

合規(guī)管控

統(tǒng)一口徑、統(tǒng)一平臺,配置實現(xiàn)不同費控標準的支持,解決不同地域,時區(qū)與日期協(xié)同處理差異。

數(shù)據(jù)安全

提供數(shù)據(jù)應用安全使用與隱私保護策略。通過數(shù)據(jù)授權(quán)機制確保數(shù)據(jù)在允許范圍內(nèi)被正確的使用。

系統(tǒng)對接

定制化對接商旅平臺、SAP、SSF系統(tǒng)等。實現(xiàn)員工暢通無阻的辦公體驗,提效各部門組織協(xié)作。

布局未來,數(shù)字化讓我們向前的步伐更堅定,藍凌更將發(fā)揮數(shù)字化能力,為更多科技、制造、金融等行業(yè)的組織,鍛造數(shù)智發(fā)展“武器”。

審核編輯 黃昊宇