發(fā)票全面數(shù)字化浪潮下，企業(yè)如何提升90%的檔案查閱效率？

從2015年國家稅務(wù)總局推行增值稅電子普通發(fā)票，到2020年增值稅專用發(fā)票電子化開啟，再到全面數(shù)字化的電子發(fā)票（全電發(fā)票）試點持續(xù)分批擴大，直至近日印發(fā)的《關(guān)于進一步優(yōu)化營商環(huán)境降低市場主體制度性交易成本的意見》，全面數(shù)字化的電子發(fā)票時代已經(jīng)全面到來。

面對發(fā)票電子化的浪潮

企業(yè)需要解決哪些問題

1、財務(wù)歸檔時，必須保存電子發(fā)票原件？

財政部、國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中要求“單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證”。

2、如何有效管理電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票？

財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》中要求“使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系”。

3、如何安全高效查閱電子發(fā)票？

在傳統(tǒng)檔案管理中，管理庫房及檔案需要耗費大量耗材和倉儲成本，應(yīng)對審計時，也需要大量人力及時間去庫房翻找憑證。不僅低效，會計檔案借閱的安全性也難以保證。

百望云電子會計檔案解決方案

有效應(yīng)對高效、合規(guī)管理要求

百望云依托在財稅信息化領(lǐng)域的核心優(yōu)勢，結(jié)合票單證數(shù)字化的深入實踐，為企業(yè)打造了電子會計檔案專業(yè)化解決方案，幫助企業(yè)有效應(yīng)對全電發(fā)票時代電子發(fā)票等會計憑證合規(guī)性管理要求及相關(guān)問題。

1、智能采集

系統(tǒng)支持電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理及長期保存。

對于電子檔案，百望云電子會計檔案系統(tǒng)支持以接口傳輸?shù)姆绞将@取企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)。

對于紙質(zhì)檔案，百望云支持通過掃描、OCR識別等手段傳輸和識別紙質(zhì)檔案結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化采集。

2、一鍵匹配、組卷、歸檔、入庫

對于電子檔案，百望云電子會計檔案系統(tǒng)支持四性檢測和批量操作，確保檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，助力企業(yè)高效合規(guī)管理檔案。

對于紙質(zhì)檔案，百望云電子會計檔案系統(tǒng)支持建立紙電關(guān)聯(lián)關(guān)系，滿足財政部、國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》和《會計檔案管理辦法》合規(guī)要求。

3、檔案利用

百望云電子會計檔案系統(tǒng)支持電子檔案調(diào)閱、電子檔案和紙質(zhì)檔案的線上借閱、審批，同時提供借閱有效期和水印等功能，檔案利用全程安全便捷。此外，系統(tǒng)還提供全文檢索功能，檔案管理員想怎么搜就怎么搜！

助力試點企業(yè)完成項目驗收

切實推動企業(yè)降本增效

為加快增值稅電子發(fā)票應(yīng)用和推廣實施工作，降低企業(yè)交易成本，推進“六?！薄傲€(wěn)”工作，助力國家數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展，近年來，國家檔案局會同財政部、商務(wù)部、國家稅務(wù)總局已接連開展三批單位開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，越來越的企業(yè)開始認(rèn)識到檔案電子化的意義。

百望云積極參與企業(yè)電子檔案升級工作，助力包括光大銀行、中影股份、金田銅業(yè)、雨潤集團在內(nèi)的數(shù)十家各行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)完成系統(tǒng)對接與升級，實現(xiàn)電子會計檔案的在線采集、整理歸檔、查看調(diào)閱、鑒定銷毀等全生命周期管理。

用戶反饋，通過使用百望云電子會計檔案管理系統(tǒng)，大幅提升了用戶體驗，將財務(wù)人員從繁瑣、低效的手工數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)分析工作中解放出來，減少了傳統(tǒng)檔案管理過程中的憑證整理裝訂工作，節(jié)約70%以上的人力及紙張成本，同時提升90%以上的檔案查閱效率。

而隨著發(fā)票全面電子化浪潮的推進，百望云產(chǎn)品也在不斷的迭代更新，系統(tǒng)紙質(zhì)檔案模塊即將迎來全面優(yōu)化，通過條碼粘貼和掃碼槍掃描即可關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案和電子檔案；使用掃描儀即可實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化……更多驚喜敬請期待。

百望云相信，通過科技賦能，我們能幫助更多企業(yè)進一步提升內(nèi)部管理效率，在保證檔案高效、便捷、智能使用的基礎(chǔ)上，助力企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型，讓每個企業(yè)盡享數(shù)字化便利。

審核編輯 黃昊宇