哲訊科技分享：ERP實(shí)施中應(yīng)準(zhǔn)備哪些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)？

收集完整而準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是ERP成功實(shí)施的必要條件。實(shí)施ERP并不僅僅是購買和安裝一套軟件，在正式運(yùn)行之前還有很多工作要做，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準(zhǔn)備就是一項(xiàng)不可或缺的工作。

ERP系統(tǒng)如果沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支撐就成了無源之水、無本之木，是無法運(yùn)行的。且如果支持系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的或不完整的，那么系統(tǒng)運(yùn)行后也只能得到錯(cuò)誤的結(jié)果和不完整的信息。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性可以說直接影響到系統(tǒng)能否正常運(yùn)行，乃重中之重。

對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集的要求就是完整和準(zhǔn)確，那么，究竟要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)，又如何收集才能達(dá)到完整和準(zhǔn)確的要求呢？根據(jù)我們實(shí)施ERP的經(jīng)驗(yàn)，以下提供一些參考借鑒。

一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持各自子系統(tǒng)的同時(shí)又滿足系統(tǒng)集成性的要求
ERP系統(tǒng)通常以物流、財(cái)務(wù)、制造三大體系為主，各個(gè)體系又分為若干個(gè)小的子系統(tǒng)，同時(shí)三大體系及其下層子系統(tǒng)又是一個(gè)互相集成的整體。因此我們應(yīng)該根據(jù)不同子系統(tǒng)的功能要求和滿足系統(tǒng)集成性的要求來準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。

我們以庫存管理子系統(tǒng)為例來說明該系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對該子系統(tǒng)的支持以及對整個(gè)ERP系統(tǒng)的支持作用。庫存管理系統(tǒng)作為整個(gè)物流、制造體系的基礎(chǔ)，一般放在物流體系中，庫存管理中的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要，它是系統(tǒng)能夠良好運(yùn)行的保證，也是充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)功能――如運(yùn)行MRP計(jì)劃、進(jìn)行預(yù)測操作等的前提條件。庫存管理不僅應(yīng)該確保信息準(zhǔn)確，滿足客戶和市場的需求，還有一項(xiàng)重要任務(wù)是控制庫存存量，加速庫存周轉(zhuǎn)，降低庫存資金占用，從而降低庫存成本。

1、物料數(shù)據(jù)
（1）物料定義及編碼
根據(jù)ERP系統(tǒng)的通用定義，“物料”是為了產(chǎn)品出廠，需要列入計(jì)劃的一切不可缺少的物的統(tǒng)稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料，甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。

ERP系統(tǒng)要利用計(jì)算機(jī)的處理速度和處理容量來處理大規(guī)模的數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)必須規(guī)范化編碼，便于計(jì)算機(jī)識別和檢索。對物料進(jìn)行規(guī)范化編碼是為了對物料進(jìn)行高效、有序的管理，同時(shí)，有了規(guī)范化的物料編碼也便于在系統(tǒng)中對物料進(jìn)行分類、檢索與統(tǒng)計(jì)，以及物料信息的交換與共享。

（2）物料數(shù)據(jù)設(shè)置
在ERP系統(tǒng)中，物料最主要的數(shù)據(jù)都存儲于物料主文件中，該文件集中反映了物料的各種參數(shù)、屬性及相關(guān)信息，如物料編碼、名稱、分類、計(jì)量單位、計(jì)價(jià)方式等等，因此最先要設(shè)置的是物料主文件。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，以便進(jìn)入該文件后都可以查到。

一般的ERP系統(tǒng)，每一條物料數(shù)據(jù)都提供了許多關(guān)于該物料的描述參數(shù)，用戶并不一定對每個(gè)參數(shù)都要設(shè)置，只要設(shè)置那些系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)必需的以及對自己進(jìn)行物料管理時(shí)有用處的參數(shù)。進(jìn)行物料數(shù)據(jù)設(shè)置時(shí)，有些字段的內(nèi)容必須由用戶自己先定義后再從中進(jìn)行選擇。另外一些字段的內(nèi)容則可以系統(tǒng)提供的可選項(xiàng)里進(jìn)行選擇。對于沒有可選值的字段內(nèi)容，用戶在建立物料記錄時(shí)按實(shí)際值輸入即可。

物料主文件的記錄建立后，才可以在其他數(shù)據(jù)文件里創(chuàng)建相應(yīng)的物料數(shù)據(jù)。

2、倉庫數(shù)據(jù)
（1）倉庫設(shè)置
庫存管理經(jīng)常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，企業(yè)所有庫存事務(wù)涉及到的倉庫，包括廠內(nèi)外、租用和銷售網(wǎng)點(diǎn)的庫房，都應(yīng)納入系統(tǒng)，明確定義。定義倉庫和庫位是企業(yè)定制管理的重要內(nèi)容。

在設(shè)置倉庫時(shí)，要先定義倉庫的類型。在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設(shè)置的倉庫類型有：材料庫、產(chǎn)品庫、半成品庫、副產(chǎn)品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫數(shù)據(jù)的設(shè)置，可以根據(jù)倉庫的不同類型來進(jìn)行，同一種類型也可以根據(jù)不同的需求設(shè)置多個(gè)倉庫。

（2）庫位設(shè)置
設(shè)置庫位前，可以先對整個(gè)倉庫進(jìn)行分區(qū)，即設(shè)置庫區(qū)。在ERP系統(tǒng)中，庫區(qū)的設(shè)置主要以物理方位進(jìn)行，如東、西、南、北區(qū)，或者根據(jù)實(shí)地的劃分，按順序來分區(qū)。

庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區(qū)中按地點(diǎn)和功能進(jìn)行劃分，來存放不同類別或處于不同狀態(tài)的物料。如物料質(zhì)檢前后應(yīng)該分開存放，就要設(shè)置兩個(gè)庫位來區(qū)分。庫位的設(shè)置，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時(shí)對物料的管理。

每個(gè)倉庫都可以設(shè)置自己的庫區(qū)和庫位。在設(shè)置庫位時(shí)，有一個(gè)實(shí)際庫位與邏輯庫位的問題。實(shí)際庫位是指在工廠倉庫中實(shí)際存在的庫位，比如一個(gè)個(gè)的貨架，可以當(dāng)作庫位。邏輯庫位是系統(tǒng)中虛擬設(shè)置的庫位，在倉庫中并不一定有，或者庫位的編碼與實(shí)際的情況沒有一一對應(yīng)，只是考慮到進(jìn)行庫存管理時(shí)收發(fā)貨的方便，以及銷售分配的合理性而設(shè)置的。當(dāng)然，在實(shí)施ERP時(shí)，庫位的設(shè)置最好是與實(shí)際情況相符比較合理，因?yàn)檫@樣使庫存管理更真實(shí)，否則庫位對于庫存管理來說將是一種“黑匣子”的操作方式。

3、庫存交易類型
庫存管理的主要內(nèi)容就是對倉庫中的物料進(jìn)行收發(fā)存的管理。在庫存管理中，每一筆庫存交易都會產(chǎn)生一個(gè)交易訂單號，便于查詢與統(tǒng)計(jì)。為了使以各種不同的方式出入庫的庫存交易產(chǎn)生的訂單序列號各不相同，設(shè)置了庫存交易類型參數(shù)，該參數(shù)能夠控制各種庫存交易產(chǎn)生怎樣的訂單序列號，并能根據(jù)不同的設(shè)定，對庫存交易訂單做出不同的處理。更重要的是，各種不同的庫存交易類型所關(guān)聯(lián)的會計(jì)分錄是不同的，所以系統(tǒng)中要給各種不同的交易類型設(shè)置相應(yīng)的會計(jì)事件，這樣在進(jìn)行庫存交易時(shí)所發(fā)生的財(cái)務(wù)關(guān)系，會清晰、自動(dòng)地反映到財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)算，保證倉庫中實(shí)物與財(cái)務(wù)的統(tǒng)一，物流與資金流的同步。

在同一系統(tǒng)環(huán)境中，如果存在多個(gè)不同結(jié)算實(shí)體，而不同單位使用了相同的庫存交易訂單類型，也可以通過控制其所用的序列號參數(shù)，使其產(chǎn)生不同的訂單序列號，這樣就可以清楚地區(qū)分不同單位使用相同的庫存交易類型所產(chǎn)生的訂單。

審核編輯 黃昊宇