RFID智能實(shí)時(shí)盤庫(kù)檔案管理系統(tǒng)方案

概述

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，國(guó)家機(jī)關(guān)單位的“間諜”事件時(shí)有發(fā)生，為了加強(qiáng)機(jī)要檔案的管理，防止機(jī)要檔案的泄密、維護(hù)國(guó)家信息的完整與安全。北京泰格瑞德科技有限公司研發(fā)了RFID涉密檔案定位監(jiān)控系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用先進(jìn)的RFID自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，將RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)媒介粘貼在檔案袋上，利用智能檔案柜、批量借還終端、移動(dòng)式點(diǎn)典藏終端、全向防盜通道等設(shè)備，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相配合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全過程跟蹤與管理。該系統(tǒng)對(duì)檔案的統(tǒng)一編碼、入館登記、借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)、實(shí)時(shí)監(jiān)控等過程進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)范和要求，提高了檔案查閱、借出、歸還的速度，提升了歸架的準(zhǔn)確性，增強(qiáng)了檔案管理工作的信息化管理水平。

檔案館管理

(一) 實(shí)體檔案的統(tǒng)計(jì)：?

通過RFID讀寫設(shè)備在標(biāo)簽中錄入案卷所屬的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息。在檔案案卷中安裝標(biāo)簽，同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳送到服務(wù)器上，由專門管理軟件進(jìn)行處理后形成數(shù)據(jù)庫(kù)。這項(xiàng)工作完成后，工作人員在統(tǒng)計(jì)檔案館藏時(shí)可以使用智能檔案架自動(dòng)館藏盤點(diǎn)系統(tǒng)，不再需要核對(duì)每一個(gè)案卷。

(二)、實(shí)體檔案的管理：?

通過在檔案庫(kù)房門口安裝智能安全檢測(cè)門，實(shí)時(shí)收集標(biāo)簽信息，如果實(shí)體檔案未經(jīng)過授權(quán)出庫(kù)，系統(tǒng)就會(huì)馬上與保安系統(tǒng)連動(dòng)報(bào)警，保證檔案的保管安全。如果是經(jīng)過授權(quán)的檔案出庫(kù)，那么軟件就會(huì)自動(dòng)記錄出庫(kù)信息，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

(三)、與數(shù)字檔案館項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)：

一方面，可以在標(biāo)簽中寫入檔案的數(shù)字化信息，這樣在檔案數(shù)字化過程的調(diào)卷和還卷過程中只需要掃描標(biāo)簽就可以做的不錯(cuò)掃，不漏掃。另一方面，標(biāo)簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，在利用檔案時(shí)先通過檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，系統(tǒng)就會(huì)直接把這些檔案的信息發(fā)送到終端上，庫(kù)房人員通過終端可以直接找到檔案庫(kù)房中的檔案，實(shí)現(xiàn)快捷，準(zhǔn)確的調(diào)檔。如果配合智能檔案架，這些信息可以實(shí)現(xiàn)檔案架自動(dòng)打開檔案所在架，調(diào)檔人員根據(jù)智能檔案架指示燈指示打開架內(nèi)找到需要檔案，整個(gè)過程10秒中即可完成。其次，檔案在借閱過程中可以通過讀取標(biāo)簽信息的門禁系統(tǒng)保證檔案不會(huì)被帶出檔案借閱室，保證檔案利用安全。

系統(tǒng)特點(diǎn)

1、檔案盒、檔案袋均可管理

檔案盒、檔案袋兩種管理模式，計(jì)算每盒(袋)中的檔案數(shù)量，任何一份缺失均會(huì)在系統(tǒng)中顯示。

2、檔案柜授權(quán)開柜

檔案柜帶門禁控制器，可脫機(jī)判斷/聯(lián)機(jī)判斷權(quán)限，支持開門超時(shí)報(bào)警，異常開門報(bào)警，支持檔案柜開門視頻聯(lián)動(dòng)。

3、檔案實(shí)時(shí)在架定位監(jiān)控

實(shí)現(xiàn)檔案盒級(jí)定位/監(jiān)控，精確對(duì)于每個(gè)檔案盒都有固定的層級(jí)及位置，任何一個(gè)檔案盒擺放錯(cuò)誤均會(huì)進(jìn)行提示。

4、檔案防盜

檔案袋的唯一身份標(biāo)識(shí)，檔案管理各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)采集的載體，可以存儲(chǔ)檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還狀態(tài)等，用于對(duì)檔案進(jìn)出進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。

5、檔案快速上架整理，快速查找

系統(tǒng)提供豐富的上架、盤點(diǎn)及查找功能，進(jìn)一步節(jié)省整理檔案的時(shí)間和人力。

6、具有館員工作站，可實(shí)現(xiàn)自助借還

結(jié)合讀者和管理人員的借閱卡和工作卡，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的各種操作，包括：信息錄入、批量借閱和歸還等。

7、智能實(shí)時(shí)盤庫(kù)檔案管理

RFID智能實(shí)時(shí)盤庫(kù)檔案管理系統(tǒng)是根據(jù)用戶需求，基于RFID(射頻)技術(shù)研制開發(fā)的最新產(chǎn)品，也是目前國(guó)內(nèi)最為先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，與條形碼盤庫(kù)型檔案管理系統(tǒng)相比，它具有庫(kù)存檔案管理規(guī)范、在柜狀態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控、實(shí)時(shí)盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率高的優(yōu)點(diǎn)。其硬件系統(tǒng)基于高可靠PLC搭建而成，人機(jī)界面采用10.2彩色液晶顯示觸摸屏。并采用局域網(wǎng)進(jìn)行全系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。具有顯示內(nèi)容豐富，操作簡(jiǎn)單的特點(diǎn)。盤點(diǎn)在柜檔案準(zhǔn)確率達(dá)到100%?？稍谶\(yùn)行環(huán)境下控制自動(dòng)選層檔案柜。

RFID 智能實(shí)時(shí)盤庫(kù)檔案管理系統(tǒng)，其檔案柜體采用寶鋼生產(chǎn)的優(yōu)質(zhì)冷軋鋼板，經(jīng)數(shù)控鈑金加工設(shè)備精密制作而成，傳動(dòng)機(jī)構(gòu)的鏈條鏈輪選用國(guó)家名牌產(chǎn)品生產(chǎn)的優(yōu)質(zhì)鏈條鏈輪，具傳動(dòng)噪音低、延伸率低的優(yōu)點(diǎn);為了保證檔案盒在箱斗內(nèi)的位置狀態(tài)正確性，我們還設(shè)置了箱斗內(nèi)的防倒書立，并設(shè)置了自定義調(diào)節(jié)區(qū)域;為保證用戶在最短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確取到所需檔案，設(shè)置了激光指示識(shí)別裝置;該系統(tǒng)采用了光幕安全保護(hù)裝置，有效確保人身和設(shè)備的安全;并設(shè)有緊急制動(dòng)按鈕能緊急制動(dòng)設(shè)備。設(shè)備設(shè)置了兩種應(yīng)急存取方案：系統(tǒng)故障情況下，采用應(yīng)急手動(dòng)按鈕完成檔案的存取;停電的情況下，切斷總電源后，應(yīng)急手搖完成檔案的存取。

RFID智能實(shí)時(shí)盤庫(kù)檔案管理系統(tǒng)人機(jī)界面采用1彩色液晶觸摸顯示器，通過柜內(nèi)一組固定的高頻RFID讀寫器對(duì)檔案射頻標(biāo)簽進(jìn)行實(shí)時(shí)掃描來完成檔案的錄入、錄出及檔案盤點(diǎn)，數(shù)據(jù)更新僅需2-3秒。

實(shí)施流程

初始化：?

將粘貼好RFID電子標(biāo)簽的檔案裝入檔案柜，每完成一層，該層檔案數(shù)據(jù)位置信息自動(dòng)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，時(shí)間需要2-3秒，按照上述流程，完成該柜所有層的檔案裝入，該柜檔案數(shù)據(jù)位置信息即自動(dòng)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，初始化完成。

借閱及歸還：?

上位機(jī)發(fā)出借閱或歸還指令，檔案柜運(yùn)行至存取窗口，相應(yīng)激光指示燈亮起，用戶取出或存放檔案，數(shù)據(jù)隨即更新。

在庫(kù)檔案門禁管理系統(tǒng)：未授權(quán)檔案出庫(kù)門報(bào)警，自動(dòng)攝像數(shù)據(jù)采集。

可實(shí)現(xiàn)主要功能

1)、上位機(jī)實(shí)時(shí)自動(dòng)盤點(diǎn)在柜檔案

2)、本地機(jī)實(shí)時(shí)自動(dòng)盤點(diǎn)在柜檔案

3)、多臺(tái)上位機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理檔案

4)、數(shù)據(jù)庫(kù)射頻標(biāo)簽管理檔案

5)、檔案管理報(bào)表打印

6)、運(yùn)行狀態(tài)顯示

7)、運(yùn)行日志紀(jì)錄

8)、光幕安全保護(hù)

9)、手動(dòng)/自動(dòng)走層

10)、應(yīng)急手搖功能

11)、緩?fù)＞徠鸸δ?/p>

12)、自動(dòng)門

13)、檔案定位到本

14)、在庫(kù)檔案門禁管理

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

智能檔案管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的RFID自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲(chǔ)該檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄，利用非接觸式的智能館員工作站、智能書架等RFID讀寫設(shè)備，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相配合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。同時(shí)系統(tǒng)在檔案室出入口處安裝智能安全門，通過遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)防盜與檔案出入庫(kù)確認(rèn)功能。

RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成RFID讀寫設(shè)備的館員工作站、智能檔案架、發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。館員工作站的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù);智能檔案架是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。

檔案管理信息系統(tǒng)

該系統(tǒng)由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。其中儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)又由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊和檔案自動(dòng)識(shí)別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報(bào)模塊。系統(tǒng)具體功能如下：

(1)儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)：

該子系統(tǒng)硬件主要由智能檔案密集架實(shí)現(xiàn)，該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案袋編號(hào)和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào)自動(dòng)匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫(kù)時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的定位。此外，儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊還具有儲(chǔ)位分配、儲(chǔ)位信息管理的功能，可實(shí)現(xiàn)檔案館儲(chǔ)位的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。

(2)查詢管理子系統(tǒng)：

在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級(jí)查詢等，并發(fā)出出庫(kù)指令，指令通過計(jì)算機(jī)總線將查詢信號(hào)傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫(kù)作業(yè)。

(3)銷毀管理子系統(tǒng)：

檔案入庫(kù)前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

(4)安全管理子系統(tǒng)：

該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。當(dāng)檔案袋在非正常情況下離開儲(chǔ)位(指不經(jīng)查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令情況下)，安裝于檔案密集架上的讀寫器器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會(huì)把這一異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報(bào)。另外，當(dāng)存在非法帶離檔案室的檔案也可通過智能安全檢測(cè)門提示報(bào)警信息。

綜上所述，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對(duì)接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲(chǔ)存、讀寫電子標(biāo)簽;檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的應(yīng)用與管理。同時(shí)，可對(duì)系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的安全性管理。

實(shí)施效益

● 檔案智能化管理，避免了手動(dòng)操作失誤;

● 詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，使檔案查找輕松便捷;

● 檔案定位管理，有效避免了檔案遺失，減少損失;

● 事實(shí)在位管理，有效避免了檔案錯(cuò)位;

● 操作簡(jiǎn)單，管理科學(xué)，有效提高了管理效率。

審核編輯：黃飛