RFID智能化檔案管理新模式

1.概述

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲出現(xiàn)迅速膨脹；而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問題也是日益明顯，從而致使我國檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實際需要。

l?檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。

l?檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

l?檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

l?檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無法實現(xiàn)檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準(zhǔn)確的統(tǒng)計。

l?檔案盤點效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，利用新一代的信息技術(shù)，如何打造一個高效、智能化的RFID檔案管理，迫在眉睫。

2.技術(shù)應(yīng)用

RFID是一種非接觸式自動識別技術(shù)，通過射頻信號自動識別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。它具有遠距離、批量讀取、可識別靜止和運動狀態(tài)下的物品信息，同傳統(tǒng)的以條形碼為代表的自動識別技術(shù)相比，RFID在檔案管理中的應(yīng)用解決方案具有非常明顯的優(yōu)勢：

l?快速掃描

RFID讀寫器可以同時辨識多個RFID電子標(biāo)簽，這是RFID能夠提升管理效率的關(guān)鍵，多標(biāo)簽的識別意味著可以以更快速的方式批量獲取出入庫檔案的信息。

l?體積小型化、形狀多樣化

RFID不需要為讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)，更適合往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，可以的方便嵌入或附著在檔案上，即不易被破壞，同時也更安全。

l?可重復(fù)使用

RFID電子標(biāo)簽內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)可以動態(tài)的更新，可回收并多次使用，在檔案管理項目中，一個電子標(biāo)簽綁定一個檔案袋，在檔案的整個流轉(zhuǎn)過程中，即使檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，電子標(biāo)簽也可以實時修改信息，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程，反復(fù)使用，以更低的實施成本達到更高效的管理。

l?穿透性和無屏礙閱讀

RFID可以輕易的穿透紙張、木材和塑料等非金屬材質(zhì)，進行穿透性通信，這也為檔案的批量讀取創(chuàng)造了條件。

RFID還具有遠距離、唯一性的特性，這些特性應(yīng)用在RFID檔案管理系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)更精準(zhǔn)的進、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯，打造檔案管理的高效化和智能化。

3.系統(tǒng)方案

檔案管理的主要作業(yè)任務(wù)有：貼標(biāo)、分發(fā)、接收等流程，通過給每一個檔案箱安裝一個RFID電子標(biāo)簽，并綁定檔案信息，在各關(guān)鍵節(jié)點，通過讀寫設(shè)備對電子標(biāo)簽信息的采集，達到對檔案的識別，從而實現(xiàn)RFID智能化檔案管理解決方案。

3.1系統(tǒng)架構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計采用三層架構(gòu)：第一層是采集層，主要是通過射頻識別設(shè)備以及其它自動識別設(shè)備采集數(shù)據(jù)，包括RFID電子標(biāo)簽和RFID讀寫器；第二層是網(wǎng)絡(luò)層，即通過無線通信技術(shù)，把采集來的數(shù)據(jù)傳遞到中央數(shù)據(jù)庫，包括無線接入設(shè)備和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；第三層是應(yīng)用程序，對采集的數(shù)據(jù)進行管理，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等檔案管理系統(tǒng)軟件。

通過RFID打印機完成RFID電子標(biāo)簽的初始化，電子標(biāo)簽與檔案袋內(nèi)所有資料信息進行一一綁定，作為檔案的唯一標(biāo)示，在進出檔案管理中心安裝通道式RFID讀寫器，當(dāng)檔案進出省檔案管理中心庫房時，讀寫器通過對電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取來實現(xiàn)對檔案信息的識別，完成出入庫數(shù)據(jù)的快速獲取。

在檔案流轉(zhuǎn)到其它使用單位時，可通過配置的移動采集設(shè)備，對交接檔案信息進行準(zhǔn)確的獲取并核對，可以快速準(zhǔn)確的完成交接。同時，移動采集設(shè)備還可以作為日常盤庫、移庫作業(yè)使用。

智能檔案柜對一些貴重、保密資產(chǎn)實現(xiàn)授權(quán)取件以及實時盤存、遠程監(jiān)控的功能。

3.2流程設(shè)計

3.2.1標(biāo)簽初始化

通過rfid打印機，按照省檔案館要求的數(shù)據(jù)編碼格式，將數(shù)據(jù)寫入到電子標(biāo)簽中，同時，在后臺將這一標(biāo)簽數(shù)據(jù)與袋內(nèi)所有資料信息進行綁定后，打印出電子標(biāo)簽，并粘貼到檔案袋上，完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立。

3.2.2檔案中心

出入庫檔案通過通道式讀寫器時，讀寫器可以對檔案信息進行批量讀取，并將讀取到的信息上傳到后臺系統(tǒng)，系統(tǒng)對出入庫日志信息（庫管員、領(lǐng)取交接人、交接時間等）進行自動記錄，自動生成出入庫報表，并和原始任務(wù)明細表進行自動比對。對出入庫過程中出現(xiàn)的異常情況，如檔案數(shù)據(jù)、信息有誤或非法檔案出入庫等，系統(tǒng)能自動預(yù)警并聯(lián)動監(jiān)控系統(tǒng)，發(fā)出報警信號。

3.2.3使用單位交接

檔案到各市、縣檔案中心后，檔案的數(shù)量不是特別大的情況下，可采用移動采集設(shè)備快速的讀取檔案信息，并通過無線網(wǎng)絡(luò)，將數(shù)據(jù)上傳到后臺系統(tǒng)進行核對確認，高效準(zhǔn)確的完成檔案的交接。

3.2.4 RFID智能檔案柜

l?自動盤存管理

每個單元柜內(nèi)均部署有針對金屬柜電磁環(huán)境單獨設(shè)計的RFID天線。RFID天線可實現(xiàn)對柜內(nèi)涉密資產(chǎn)無盲區(qū)的讀取，自動盤存資產(chǎn)實時數(shù)據(jù)，動態(tài)監(jiān)控柜內(nèi)涉密資產(chǎn)的狀態(tài)，確保涉密資產(chǎn)的保全率的同時，大大提高資產(chǎn)的管理效率。

l?高性能、高實用性

智能柜選用國際領(lǐng)先水平的多路天線分支器，實現(xiàn)一路接入最多八路輸出的多天線分支方案，配合ThingMagic高性能RFID讀寫器，可實現(xiàn)單臺設(shè)備最多對32個單元柜的精確管理；同時，每路天線識別的切換時間＜100ms，每個單元柜支持＞100個標(biāo)簽的批量讀取，高效、高性能、高實用性。

l?適用性強

智能柜采用全金屬結(jié)構(gòu)，每個單元格為單獨的存儲空間，每個單元格都具體高性能的讀出裝置，具備良好的涉密資產(chǎn)適用性，無論是檔案文件、移動硬盤還是U盤或者光碟，通過合理的標(biāo)簽選型和正確的安裝，都可以使用本智能柜進行全方位的監(jiān)管。

l?多種保全措施

每個單元柜都有獨立的電子鎖控，非授權(quán)人員無法打開檔案柜；全柜配視頻監(jiān)控裝置，用戶可自行設(shè)計報警策略，并可聯(lián)動現(xiàn)場報警設(shè)備、手機報警、網(wǎng)絡(luò)報警等報警方式，全方位保障涉密資產(chǎn)的安全，提高資產(chǎn)保全率。

3.3系統(tǒng)價值

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)：

ü?提高工作效率

出入庫所有檔案都可以批量出入庫，直接通過通道讀寫器進行讀取檔案信息統(tǒng)計檔案數(shù)量。在盤庫是直接通過移動采集設(shè)備掃描各檔案的RFID電子標(biāo)簽，直接讀取需要清點的檔案信息和檔案數(shù)量。這些都改變了傳統(tǒng)依靠人工手段，對檔案信息進行逐個確認和統(tǒng)計，提升了工作效率。

ü?提高準(zhǔn)確性，降低錯誤率

出入庫檔案、被清點檔案信息都改變了通過傳統(tǒng)人工手段進行清點、確認、登記的方式，直接通過掃描RFID電子標(biāo)簽信息進行確認和統(tǒng)計，提到了準(zhǔn)確性，避免了人為可能出現(xiàn)的錯誤。

ü?提高安全，降低風(fēng)險

通過RFID技術(shù)的應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)信息更透明，更實時，由系統(tǒng)自身完成對檔案的數(shù)據(jù)信息進行監(jiān)控預(yù)警，安全性更高；同時，現(xiàn)在的管理手段，可以更簡單快速的完成庫存盤點，帳、面直接核對，有效降低風(fēng)險。