AI之下，企業(yè)的工作管理方式需要有哪些改變？

這是i-Motivation的第39次分享。 微軟正在通過與 OpenAI 的緊密合作，為職場(chǎng)使用的眾多工具引入生成式人工智能功能，其中包括 Microsoft 365 Copilot 等新功能。其目標(biāo)是改變知識(shí)工作的傳統(tǒng)方式。未來幾年，人工智能將對(duì)工作和管理產(chǎn)生變革性的影響。比方說，人工智能可以幫助提高溝通效率，找到重點(diǎn)，提高創(chuàng)造力，會(huì)議將變成可查詢的知識(shí)對(duì)象等。人工智能將改變管理哲學(xué)、組織結(jié)構(gòu)以及角色設(shè)定，管理者需要適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展。最重要的是，我們要對(duì)新技術(shù)的出現(xiàn)秉持正確的態(tài)度，培養(yǎng)適應(yīng)新技術(shù)的能力。文章來自編譯。

人工智能將改變管理哲學(xué)、組織結(jié)構(gòu)以及角色設(shè)定，管理者需要適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展。

過去幾年，微軟發(fā)布了一些關(guān)于大家是如何工作的研究，其中包括對(duì)自疫情爆發(fā)以來，會(huì)議激增以及“三峰”工作日現(xiàn)象的分析，十分有趣。

現(xiàn)在，基于與 OpenAI 的緊密合作關(guān)系，微軟正在為職場(chǎng)使用的眾多工具添加新功能，把生成式人工智能功能全面引入進(jìn)來。這些新功能（其中包括 Microsoft 365 Copilot）旨在進(jìn)一步改變知識(shí)工作的完成方式。

為了更好地了解這對(duì)工作和管理會(huì)產(chǎn)生什么影響，我們采訪了微軟負(fù)責(zé)現(xiàn)代工作與商業(yè)應(yīng)用的副總裁賈里德·斯帕塔羅（Jared Spataro）。以下是我們談話的摘錄，出于篇幅與清晰考慮，文章進(jìn)行過編輯：

在知識(shí)工作演進(jìn)的過程中，你怎么總結(jié)我們所處在的位置？你如何看待隨著人工智能工具的推出，我們?cè)谖磥韮扇陜?nèi)工作都會(huì)是怎么進(jìn)行的？

我們正處于早期階段。從很多方面來說，過去幾十年其實(shí)是模擬工作模式的數(shù)字化。比方說，電子表格是賬本的數(shù)字化表示。文字處理是從打字機(jī)發(fā)展而來的。你會(huì)看到我們已經(jīng)將這些模擬態(tài)的實(shí)體數(shù)字化。從很多方面來說，這種做法帶來的好處已經(jīng)出現(xiàn)邊際遞減的情況，現(xiàn)在我們開始進(jìn)入到真正的數(shù)字化新時(shí)代。我們真正開始思考當(dāng)我們真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化時(shí)，我們可以采取哪些不一樣的做法了。我們意識(shí)到，尤其是由于疫情爆發(fā)以及各種不同類型的通信方式的巨大變革，我們可以將人工智能應(yīng)用到很多我們考慮過的任務(wù)上，然后想，嗯，這項(xiàng)任務(wù)就該這么干。所以這對(duì)我來說是很令人興奮的，因?yàn)槲覀兗磳⒔Y(jié)束數(shù)字化的第一階段，并真正進(jìn)入到一個(gè)新的、非常令人興奮的階段。

在我們的工作當(dāng)中，你認(rèn)為有哪些目前在做著的事情在幾年之內(nèi)會(huì)不再做？

如果回顧過去，看看人工智能為我和剛剛上手的人們做些什么，我們會(huì)看到一些模式。第一，我們確實(shí)看到人工智能幫助我們?cè)谠胍糁姓业?a target="_blank">信號(hào)。我們?cè)趯?shí)際統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)，一個(gè)非常有趣的事實(shí)是，普通員工每天幾乎有 60% 的時(shí)間都花在與他人溝通或協(xié)調(diào)上。而且這個(gè)比例還在不斷增長。大家肯定能感覺到這一點(diǎn)。對(duì)此他們往往是這么表達(dá)的，在開始干我的真正工作，也就是他們招我進(jìn)來要干的正事之前，我還得準(zhǔn)備一堆的事情。所以，我看到正在出現(xiàn)一種模式，人工智能將幫助我們解決所有這些問題。

并不是說溝通就會(huì)減少。但我們將能找出溝通最重要的地方是什么，從而幫助我們完成工作。對(duì)于人工智能如何幫助我們激發(fā)創(chuàng)造力，我也非常感興趣。我們將看到全新的人機(jī)協(xié)作模式的出現(xiàn)。我不認(rèn)為這意味著我們會(huì)減少與人的合作，但人工智能會(huì)提高我們的創(chuàng)造力。對(duì)我來說，這個(gè)想法很獨(dú)特。多年來，我一直都認(rèn)為機(jī)器不擅長創(chuàng)造性的任務(wù)。最后，會(huì)議會(huì)發(fā)生很大的變化。這并不是說我們不再需要開會(huì)，但我發(fā)現(xiàn)，比方說，我參加的會(huì)議越來越少，因?yàn)閷脮r(shí)會(huì)議不再是一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，而是變成了我可以查詢、可以提問的知識(shí)對(duì)象。這是一種全新的思考人類互動(dòng)的方式。因此，這三樣?xùn)|西在未來幾年將會(huì)發(fā)生很大的變化。

人工智能提高員工的創(chuàng)造力？能不能具體展開一下？

表面上看，人工智能可以將你的粗略想法充實(shí)起來。有時(shí)候這對(duì)大家來說確實(shí)是一項(xiàng)艱巨任務(wù)。他們有思想的火花，他們希望這個(gè)靈感火花變成有骨有肉的東西，這樣就可以想象這個(gè)想法更完整的樣子。我確實(shí)看到現(xiàn)在正在開始出現(xiàn)這種情況。不過，我最欣賞的是可以迸發(fā)出真正的火花，這甚至可以追溯到創(chuàng)作的過程中。我發(fā)現(xiàn)，這些年來我一直在利用服務(wù)、機(jī)構(gòu)以及他人來幫我產(chǎn)生想法。這幾乎就像一個(gè)想法的漏斗，我會(huì)逐漸縮小范圍，直到鎖定工作想要追求的目標(biāo)。我發(fā)現(xiàn)其實(shí)可以拓寬漏斗的頂部。我可以更快地產(chǎn)生想法。它也確實(shí)從根本上改變了我對(duì)早期創(chuàng)意過程的思考方式。再強(qiáng)調(diào)一次，對(duì)我來說最令人驚訝的是我?guī)啄昵岸紱]想過這一點(diǎn)。老實(shí)說，我認(rèn)為人工智能更擅長把日常任務(wù)自動(dòng)化，而不是產(chǎn)生創(chuàng)意。

你把會(huì)議說成是“知識(shí)對(duì)象”。是因?yàn)槿斯ぶ悄芸梢暂p松地轉(zhuǎn)錄和做總結(jié)嗎？

是的，但還有另一方面。轉(zhuǎn)錄技術(shù)正變得好到令人驚嘆。不是說一點(diǎn)錯(cuò)誤都沒有了，但就算人來做轉(zhuǎn)錄也不是沒有錯(cuò)誤。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，人工智能已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了人類的能力。會(huì)議總結(jié)非常有價(jià)值，但對(duì)我來說這是下一步。有摘要是好的。摘要可以讓你了解事情的概況，但你通常想了解更多有關(guān)人際互動(dòng)的信息。比方說，令我驚訝的是，在我們現(xiàn)在發(fā)布的一些工具莉，你可以提出非常具體的問題。有人提到過我的名字嗎？這個(gè)話題有人提到過嗎？這個(gè)團(tuán)隊(duì)對(duì)此有何看法？他們做出了什么決定？他們對(duì)這些決定有何感受？有沒有不同意見？你可以對(duì)人際互動(dòng)進(jìn)行分析，這種細(xì)致程度會(huì)讓你大開眼界，哇，以前開會(huì)都是開完會(huì)后自己大概記一下，而現(xiàn)在，可以從很多不同的角度來看待這種非常全面的互動(dòng)。

實(shí)時(shí)性和回顧性兼顧？目前的技術(shù)具備這種條件嗎？

確實(shí)如此，而且兩者都非常出色。會(huì)議回顧就是其中之一，“哇，我覺得我沒必要參加什么會(huì)議都得參加才能確保我跟上進(jìn)度?！边@改變了我的出席會(huì)議的模式。但我們的團(tuán)隊(duì)告訴我，只有親眼目睹才能相信這項(xiàng)技術(shù)對(duì)會(huì)議起到的作用。事實(shí)上，我和我的產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)在這件事上進(jìn)行過一次非常友好的爭(zhēng)辯。他們說，“賈里德，你一定得看看這個(gè)。它會(huì)改變我們開會(huì)得方式，確實(shí)值得一看。”我告訴他們，“伙計(jì)們，開會(huì)真正的價(jià)值支柱在會(huì)后?！比缓笏麄冋f：“不是的，你先試試吧?！蔽业谝淮螄L試時(shí)，確實(shí)被驚訝到了，因?yàn)楝F(xiàn)在的 GPT 模型非常擅長干這件事，甚至能夠根據(jù)實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)錄來確定發(fā)言人的情緒。每次我向客戶展示這一點(diǎn)時(shí)，總能給人留下十分深刻的印象。

你說發(fā)生變化的速度會(huì)快得多，那是一年還是兩年后？

比這要快得多。我們是在今年三月提出這些想法的。你可以預(yù)計(jì)今年秋天就能輕松地在生產(chǎn)中用上。到今年夏天結(jié)束時(shí)，我們會(huì)向客戶展示一些用它能做到的事情。技術(shù)就擺在那里。歸根結(jié)底，其基本思想是，用 GPT 模型，做我們幾個(gè)月前介紹的所謂的“接地”操作。也就是要把你的數(shù)據(jù)接入到模型中。這是用一種非常高效的方式將你的數(shù)據(jù)和 GPT 模型整合在一起。這就是副駕（co-pilot）的架構(gòu)，大家正在開發(fā)這個(gè)架構(gòu)，我們現(xiàn)在正在共同開發(fā)我們自己的架構(gòu)。

隨著工作在未來幾年的演進(jìn)，管理者要想取得成功，需要做哪些不一樣的事情？

嗯，我們正處在管理的真正轉(zhuǎn)折點(diǎn)。當(dāng)然了，我們念叨這個(gè)已經(jīng)有幾十年了，但管理哲學(xué)、組織架構(gòu)、理論觀點(diǎn)——我們?cè)谏虒W(xué)院學(xué)到的各種模式——本質(zhì)上都是基于二戰(zhàn)后工業(yè)復(fù)合體的組織方法。命令與控制首當(dāng)其沖，這屬于那些非常大型的做法之一。但除了命令與控制以外，即便是一些規(guī)模較小、更靈活的組織，在很大程度上也是模仿傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)的。我認(rèn)為人工智能將會(huì)顛覆這一現(xiàn)狀。當(dāng)然了，分布式辦公以及靈活上班已經(jīng)顛覆了這一點(diǎn)。因此，我認(rèn)為，當(dāng)五年、十年后我們回顧過去時(shí)，我們會(huì)說，哇，在這些技術(shù)融合的作用下，新的管理者完全是不一樣的人。他們需要知道如何跨時(shí)空管理組織里面的人員的時(shí)間和精力。他們必須能夠認(rèn)識(shí)到，通過基于機(jī)器的能力來增強(qiáng)人類的能力，將有助于他們更快、更好、更高質(zhì)量地完成工作。所有這些因素都是我們從來都沒有真正考慮過的。因此，雖然我無法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)具體情況會(huì)變成什么樣，但很容易就能以 100% 的確定性做出預(yù)測(cè)：未來兩三年的經(jīng)理看起來會(huì)與過去幾十年商學(xué)院訓(xùn)練出來的原型有很大的不同。

企業(yè)要求高管們就人工智能對(duì)人才戰(zhàn)略的影響發(fā)表看法，尤其是要考慮到 2024 年預(yù)算和戰(zhàn)略規(guī)劃的背景下。他們應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)？

我現(xiàn)在能看到的最好模式是投身進(jìn)去，開始使用，形成自己的觀點(diǎn)，愿意嘗試這項(xiàng)技術(shù)，去了解它的功能和局限性。如果要說得具體一點(diǎn)，我的建議是，舉個(gè)例子，你就應(yīng)該讓營銷部門積極去嘗試人工智能，去完成從定向營銷（如何在數(shù)據(jù)中隔離出你的營銷目標(biāo)）到內(nèi)容生成（當(dāng)然內(nèi)容可以非常有效地生成）乃至創(chuàng)意的各項(xiàng)任務(wù)。如果你關(guān)注的是跨組織的銷售職能，我會(huì)讓銷售人員利用上人工智能，來幫助他們更有效地與客戶互動(dòng)、在銷售流程中找到合適的信息。從本質(zhì)上講，每一項(xiàng)功能我們都可以仔細(xì)研究一下，我們看到的大多數(shù)有遠(yuǎn)見的公司目前都在逐項(xiàng)功能地研究人工智能如何應(yīng)用。

然后，他們不再把媒體寫什么都照搬了，而是會(huì)尋找最先進(jìn)技術(shù)的核心要義，然后他們會(huì)說，“太棒了。我覺得我們可以減少一些資源，比方說，把文案寫作的資源減少 10%，然后看看效果會(huì)怎樣?！被蛘摺拔艺J(rèn)為我們可以把生成式人工智能用在圖像上，幫助我們進(jìn)行圖形設(shè)計(jì)。讓我們擁抱人工智能，而不是與之對(duì)抗。”在我看來，這往往是目前最合理的策略。究竟未來具體會(huì)如何發(fā)展沒人能知道，所以你必須要有自己的感覺和判斷。

你預(yù)計(jì)人工智能在質(zhì)量和數(shù)量上能給工作帶來增長嗎？人們和組織如何確保會(huì)出現(xiàn)這種情況，而不是讓人工智能自動(dòng)化來取代人的工作？

經(jīng)濟(jì)學(xué)中有一種說法叫做“勞動(dòng)合成謬誤”（the lump of labor fallacy），也就是認(rèn)為社會(huì)中需要做的工作總量是固定的，如果你替代掉其中的一部分，那么一部分工人就會(huì)被取代掉。好消息是，這些年來它已被證明是一個(gè)謬論。歷史上世界各地的經(jīng)濟(jì)體都沒有發(fā)生過這種情況。當(dāng)我們發(fā)明出節(jié)省勞動(dòng)力的設(shè)備時(shí)，經(jīng)濟(jì)就會(huì)找到使用它們的方法，并且當(dāng)使用了這些設(shè)備時(shí)，經(jīng)濟(jì)就會(huì)隨著設(shè)備而增長，并且隨著經(jīng)濟(jì)的增長，也會(huì)創(chuàng)造出就業(yè)機(jī)會(huì)。因此，從中期和長期來看，我并不擔(dān)心這項(xiàng)技術(shù)會(huì)對(duì)勞動(dòng)力市場(chǎng)和我們的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生什么影響。我的感覺好極了。短期內(nèi)肯定會(huì)出現(xiàn)人工被取代的情況。因此，說在某些情況下不會(huì)出現(xiàn)人工被取代的效應(yīng)是不誠實(shí)的說法。

但從我的角度來看，當(dāng)你回顧歷史時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)模式還是非常清晰的。當(dāng)顛覆性技術(shù)出現(xiàn)時(shí)你該怎么做？擁抱它。你確定這通常會(huì)迎來一個(gè)非常有趣的增長驅(qū)動(dòng)時(shí)代，而適應(yīng)這一時(shí)代的最佳方式就是確保你要去學(xué)習(xí)。我要適應(yīng)這個(gè)時(shí)代。人類的適應(yīng)能力非常強(qiáng)。因此，即便在短期內(nèi)，作為個(gè)人或組織如果你采取這種人工智能的做法，你也能做得很好，因?yàn)檫@本質(zhì)上是一股席卷經(jīng)濟(jì)的力量浪潮。所以就我個(gè)人而言，作為一家公司，我們總體上對(duì)技術(shù)非常樂觀。我們真的覺得你不應(yīng)該帶著恐懼去做事情。你當(dāng)然應(yīng)該以尊重的態(tài)度去看待，并思考這項(xiàng)技術(shù)的局限性，但如果我們擁抱這項(xiàng)技術(shù)，我們一起可以做很多事情。