工作管理實(shí)戰(zhàn)指南：利用Jira、Confluence等Atlassian工具打破信息孤島，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作

如果工作場(chǎng)所存在超級(jí)反派，其中之一可能會(huì)被命名為“信息孤島”，因?yàn)樗鼈兡軌驅(qū)?a target="_blank">公司的生產(chǎn)力和協(xié)作造成嚴(yán)重破壞。當(dāng)公司決定使用太多互不關(guān)聯(lián)的工具來完成工作時(shí)，“信息孤島”就會(huì)出現(xiàn)，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)需要耗費(fèi)大量時(shí)間才能就某件事情達(dá)成共識(shí)。這種溝通和協(xié)作的障礙會(huì)耽擱工作進(jìn)展。

打敗這一邪惡敵人的超級(jí)英雄就是統(tǒng)一的工作管理系統(tǒng)。在一個(gè)互聯(lián)平臺(tái)上完成所有工作的工具，是打破團(tuán)隊(duì)之間“信息孤島”的最佳武器。工作管理系統(tǒng)利用工具和工作方法來管理時(shí)間、資源、團(tuán)隊(duì)和任務(wù)。它讓公司走上一條清晰的戰(zhàn)略道路，以改善團(tuán)隊(duì)協(xié)作、溝通和聯(lián)系。
接下來，我們將介紹以下Atlassian工具和功能：Jira（用于項(xiàng)目管理）、Confluence（用于連接的知識(shí)中心）、Jira Product Discovery（用于構(gòu)思和優(yōu)先排序）以及Atlassian Home中的Goals（用于團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目和任務(wù)的即時(shí)更新）。
歡迎和Atlassian全球白金合作伙伴——龍智一起，深入探討如何使用這些強(qiáng)大的工具，來擊破“信息孤島”這一“惡勢(shì)力”。

跨團(tuán)隊(duì)實(shí)時(shí)查看工作

使用Jira以任何喜歡的方式查看工作。組織中的每個(gè)人都可以選擇適合自己的方式查看和跟蹤工作進(jìn)度。

Jira看板和列表視圖

假設(shè)您是一名營銷經(jīng)理，正在與參與項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)開展會(huì)議。從看板或列表視圖開始，使用“分組”功能篩選該視圖，以查看以下內(nèi)容：

狀態(tài)更新：查看哪些工作已經(jīng)準(zhǔn)備好進(jìn)行審查。

指派者：查看每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員正在進(jìn)行的工作。

優(yōu)先級(jí)別：優(yōu)先處理最重要的任務(wù)和行動(dòng)項(xiàng)。

Jira時(shí)間線視圖

Jira的另一個(gè)實(shí)用功能是時(shí)間線視圖，它的原理類似于甘特圖。在該視圖中，您可以按日期查看任務(wù)和子任務(wù)的清單，并隨著進(jìn)度的更新擴(kuò)展或刪除這些任務(wù)。

您還可以在此視圖中創(chuàng)建依賴關(guān)系，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)整時(shí)間軸上的起止日期，確保一個(gè)任務(wù)只有在上一個(gè)任務(wù)完成之后才能開始。這有助于團(tuán)隊(duì)成員跟進(jìn)自己的工作和截止日期，對(duì)于管理者，也可以確保任務(wù)按照正確的順序完成，避免團(tuán)隊(duì)任務(wù)超載。

Jira日歷視圖

通過Jira日歷視圖，您可以輕松查看團(tuán)隊(duì)內(nèi)部和跨團(tuán)隊(duì)的所有任務(wù)截止日期，從而節(jié)省時(shí)間并減少不必要的會(huì)議。

例如：您可以將“平臺(tái)開發(fā)”團(tuán)隊(duì)的日歷拉進(jìn)Jira的日歷中。這樣一來，您就能看到他們的發(fā)布日期和進(jìn)度，進(jìn)而加強(qiáng)與軟件團(tuán)隊(duì)的協(xié)作。

此外，如果您想再次確認(rèn)所有任務(wù)是否都涵蓋了，可以按“未安排”來篩選日歷視圖，找出所有無截止日期的任務(wù)。然后，將任務(wù)指派給有空檔的團(tuán)隊(duì)成員。該成員就會(huì)收到新的指派通知，如果有任何問題，他們可以隨時(shí)與您同步溝通。

Jira概覽視圖

Jira概覽視圖以進(jìn)度儀表板的形式提供項(xiàng)目的總體概覽。它是一種簡便的方式，讓您在一個(gè)地方了解項(xiàng)目的整體進(jìn)展。在概覽視圖中，您可以看到：

任務(wù)狀態(tài)的快照：如“待辦”、“審查中”或“已完成”，以確定是否存在瓶頸或值得慶賀的進(jìn)展。

優(yōu)先順序列分類：幫助了解哪些任務(wù)比其他任務(wù)更優(yōu)先，并確保優(yōu)先順序劃分的準(zhǔn)確性。

項(xiàng)目中涉及的工作類型：以評(píng)估是否需要增加具有獨(dú)特職能的團(tuán)隊(duì)成員。

總體工作量：幫助了解團(tuán)隊(duì)成員的工作負(fù)載，確保不會(huì)有人過度勞累。

使用表單管理跨職能工作請(qǐng)求

表單是一種簡便而有效的方式，可以改善跨職能團(tuán)隊(duì)的溝通和信息交流。在Jira中，表單功能使組織內(nèi)的團(tuán)隊(duì)能夠請(qǐng)求任務(wù)、故事或資產(chǎn)，或收集其他信息。

使用Jira表單，您可以：

幫助團(tuán)隊(duì)以外的人員將工作或任務(wù)請(qǐng)求發(fā)送到您所在的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

從其他團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者那里收集準(zhǔn)確的信息，幫助簡化重復(fù)工作流中的依賴關(guān)系。

按類型整理表單，確保請(qǐng)求分類明確，以便將其分配給合適的人。

例如：假設(shè)您的公司正在推出一款新產(chǎn)品。作為營銷團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人，您需要從其他部門獲取額外的背景資料才能做好工作。在Jira中，創(chuàng)建一個(gè)資產(chǎn)表單，并將與產(chǎn)品經(jīng)理、設(shè)計(jì)師和工程師共享。為設(shè)計(jì)師和工程師添加具體的說明，要求提供圖片和截圖。對(duì)于產(chǎn)品經(jīng)理，請(qǐng)求在營銷材料中提供關(guān)鍵的營銷要點(diǎn)和突出的產(chǎn)品功能。

每個(gè)表單都有包括其他關(guān)鍵字段的選項(xiàng)，這些字段將確保所有人都保持一致，并按照計(jì)劃進(jìn)行。從截止日期到優(yōu)先級(jí)，讓您的表單保持一致，填寫相同的關(guān)鍵信息，這將幫助您保持跨團(tuán)隊(duì)之間的有效溝通和協(xié)作。

提供全公司范圍內(nèi)的更新，確保所有人保持

在統(tǒng)一的信息中心發(fā)布全公司的更新，確保每個(gè)人都能同步了解最新動(dòng)態(tài)，從而推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展。在Confluence中，可以在首頁發(fā)布更新。首頁就像一個(gè)虛擬的集散地，團(tuán)隊(duì)成員可以在這里快速了解公司正在發(fā)生的事情，或者直接回到最近的工作。

從首頁中，您可以查看最近的文章或待辦事項(xiàng)，快速導(dǎo)航到正在參與的各個(gè)項(xiàng)目空間，或使用模板或從頭開始創(chuàng)建一個(gè)新的Confluence頁面。

例如，假設(shè)您是一位項(xiàng)目經(jīng)理，需要整理一份全體會(huì)議的總結(jié)文檔。您可以創(chuàng)建一個(gè)新的Confluence頁面，并使用會(huì)議模板。這份文檔包括了每個(gè)團(tuán)隊(duì)目前的成果更新以及待完成的工作。您可以突出需要解決的問題，并預(yù)留一個(gè)討論區(qū)，用于討論新產(chǎn)品的構(gòu)思和下一步行動(dòng)。

請(qǐng)記住，這是一個(gè)動(dòng)態(tài)文檔，即使會(huì)議結(jié)束后也可以隨時(shí)更新和整理。您可以@相關(guān)利益相關(guān)者，獲取他們的反饋或請(qǐng)求跟進(jìn)。在首頁上，公司中的每個(gè)人都可以查閱該頁面，了解會(huì)議的詳細(xì)內(nèi)容，并輕松查看項(xiàng)目的進(jìn)展情況。

通過智能鏈接嵌入其他工具中的相關(guān)工作

Confluence的智能鏈接是一個(gè)非常實(shí)用的功能，有助于打破團(tuán)隊(duì)之間的信息孤島。智能鏈接允許用戶將其他Atlassian工具中的相關(guān)工作直接嵌入到任何Confluence頁面中。這樣一來，團(tuán)隊(duì)就可以共享各種動(dòng)態(tài)的項(xiàng)目視圖和日歷，在同一個(gè)Confluence頁面上快速了解最新的變化。也就是說，即使其他工具或頁面中的內(nèi)容發(fā)生了更新，您也不會(huì)丟失上下文，始終保持信息同步。

當(dāng)添加智能鏈接時(shí)，您可以通過將鼠標(biāo)懸停在鏈接上預(yù)覽鏈接的目標(biāo)頁面，或者將其作為嵌入視圖插入。更方便的是，您還可以直接在Confluence頁面中編輯嵌入的頁面內(nèi)容。

舉個(gè)例子，假設(shè)您的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)正在Confluence中創(chuàng)建一個(gè)沖刺頁面。在這個(gè)頁面中，他們可以復(fù)制并粘貼Jira的日歷鏈接，這樣每個(gè)人都可以在沖刺頁面中查看所有的截止日期和任務(wù)。如果您或者其他團(tuán)隊(duì)成員對(duì)日歷進(jìn)行了任何修改，這些更改會(huì)自動(dòng)同步到嵌入的日歷和Jira中對(duì)應(yīng)的日歷上。

另一個(gè)選項(xiàng)是將Jira Product Discovery 中的路線圖智能鏈接添加到Confluence頁面中，以展示該設(shè)計(jì)沖刺如何與當(dāng)前所有的產(chǎn)品創(chuàng)意相結(jié)合，并融入到整個(gè)產(chǎn)品路線圖中。

從一個(gè)中心位置頭腦風(fēng)暴，并對(duì)產(chǎn)品創(chuàng)意進(jìn)行投票

提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率的一個(gè)重要方面是，以透明且高效的方式達(dá)成關(guān)于某個(gè)創(chuàng)意的共識(shí)。Jira Product Discovery的創(chuàng)意功能可以幫助您實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。

當(dāng)您將一個(gè)創(chuàng)意添加到Jira Product Discovery時(shí)，為其他團(tuán)隊(duì)成員提供上下文信息非常重要。這可能包括鏈接到之前設(shè)計(jì)沖刺的相關(guān)文檔或路線圖，以便利益相關(guān)者了解該創(chuàng)意如何與整體計(jì)劃相契合。利益相關(guān)者可以添加他們的觀點(diǎn)，留下評(píng)論，或討論這個(gè)創(chuàng)意的可行性。產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者還可以對(duì)實(shí)現(xiàn)這個(gè)創(chuàng)意所需的影響力和工作量進(jìn)行評(píng)分。

比如說，一位市場(chǎng)營銷人員提出一個(gè)關(guān)于忠誠度計(jì)劃的創(chuàng)意，希望將其應(yīng)用到公司的產(chǎn)品中。此創(chuàng)意的目標(biāo)是“取悅客戶”，這讓其他人清楚地了解了所提創(chuàng)意的目的。如果有研究支持該建議，他們可以在評(píng)論中留下鏈接，或添加自己的見解，以加強(qiáng)對(duì)這個(gè)創(chuàng)意的支持。

接下來，產(chǎn)品和開發(fā)團(tuán)隊(duì)的成員可以對(duì)這個(gè)創(chuàng)意進(jìn)行投票，表明他們是否支持這個(gè)想法，并說明投票的原因。產(chǎn)品經(jīng)理將根據(jù)投票結(jié)果、創(chuàng)意的可行性以及投入產(chǎn)出比來做出最終決定。如果決定推進(jìn)這個(gè)創(chuàng)意，產(chǎn)品經(jīng)理可以在Jira中添加一個(gè)史詩（Epic），并將其鏈接到平臺(tái)開發(fā)團(tuán)隊(duì)。這樣，就將該創(chuàng)意加入到了軟件開發(fā)人員的工作隊(duì)列中，并展示了Atlassian工具和跨職能團(tuán)隊(duì)之間的無縫銜接。

在整個(gè)組織中設(shè)置并跟蹤團(tuán)隊(duì)目標(biāo)

Atlassian Home中的Goals功能是一個(gè)非常好的工具，可以幫助團(tuán)隊(duì)透明地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。借助Atlassian Goals，管理者和高層可以清晰地看到目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的進(jìn)度。

假設(shè)您在年度規(guī)劃會(huì)議上確定了一個(gè)主要目標(biāo)：在各個(gè)部門推廣AI技術(shù)。那么，每個(gè)部門都需要添加并組織關(guān)鍵里程碑，以實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

Atlassian Goals與具體的工作任務(wù)相對(duì)應(yīng)，每個(gè)人都可以看到并定期更新，同步了解最新的進(jìn)展情況。而且，只需點(diǎn)擊幾下，您就可以深入了解詳細(xì)的信息，例如：誰在負(fù)責(zé)、做了什么以及什么時(shí)候完成的。團(tuán)隊(duì)和全公司的目標(biāo)不再是“設(shè)置完就忘了”，而是會(huì)每月更新?，F(xiàn)在，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者和團(tuán)隊(duì)成員都可以在個(gè)性化的Atlassian Home 中查看和管理這些目標(biāo)。

不要讓信息孤島阻礙您的組織發(fā)展

信息孤島是任何組織都頭疼的問題。但是，這并不意味著您束手無策。只要正確地使用 Atlassian的工具和流程，您就可以打破信息孤島，推動(dòng)組織走向成功。

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審核編輯 黃宇